Die Erfahrung neu strukturieren: Von physischen zu virtuellen Veranstaltungen

Da die Nachfrage nach virtuellen Veranstaltungen gestiegen ist, haben viele Veranstaltungsplaner ihre physischen Veranstaltungen auf ein digitales Format umgestellt. Mit dieser Struktur werden Sie in der Lage sein, Ihre eigene immersive Online-Erfahrung zu planen!

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Es ist keine Überraschung, dass immer mehr Konferenzen und Messen abgesagt, verschoben oder in virtuelle Veranstaltungen umgewandelt werden. Dies hat die Menschen dazu gezwungen, ihre Pläne und Reisepläne für die kommenden Monate zu ändern und online nach Alternativen zu dieser plötzlichen Veränderung zu suchen. Anstatt jetzt auf einer überfüllten Ausstellungsfläche zu sein, sehen sich die Teilnehmer Webinar-Sitzungen, Live-Stream-Veranstaltungen oder vorab aufgezeichnete Inhalte direkt von zu Hause oder ihrem Büro an.

Obwohl Vor-Ort-Veranstaltungen einzigartige Vorteile, wie persönliche Interaktionen bieten, steigt besonders jetzt die Nachfrage nach virtuellen Veranstaltungen weiter an. Von Live-Streaming bis hin zu aufgezeichneten Sitzungen strukturieren immer mehr Unternehmen ihre Veranstaltungen so um, dass sie Engagement bieten, das über einen Computerbildschirm hinausgeht. Dies hat die Tür zu neuen Möglichkeiten eröffnet, Menschen online zu verbinden und gleichzeitig die Kosten und den Kohlenstoff-Fußabdruck zu reduzieren.

Viele Veranstaltungsplaner, die bereits auf Online-Veranstaltungen und virtuelle Meetups umgestiegen sind, befinden sich noch in der Phase des „Herausfindens der Lösung“. Warum ist das so? Nun, einige hatten diese Art von Veranstaltungen nicht als Kern ihrer Strategie und andere machen dies wahrscheinlich zum ersten Mal. Aber die Wahrheit ist, dass niemand weiß, welches die beste Formel für jede Veranstaltung ist. Wir aber wissen, dass eine virtuelle Veranstaltung viel mehr als nur die Veranstaltung eines Webinars ist. Deshalb ist es wichtig, eine klare Struktur zu haben, die bei der Planung einer virtuellen Veranstaltung befolgt werden kann.

Ob Sie eine Veranstaltung für dieses Jahr geplant haben oder einfach nur nach Ideen suchen, wie Sie digital werden können: Nutzen Sie diese Struktur, um Ihre eigene immersive Online-Erfahrung zu planen.

Anfahrt und Plattformen

Bevor Sie sich für die beste Lösung zur Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung entscheiden, gehen Sie Ihre Veranstaltungspläne durch und überlegen Sie, ob sich der Plan gut in ein virtuelles Format übertragen lässt. Nur weil alle anderen es tun, heißt das nicht, dass Sie es auch tun sollten. Wenn eine virtuelle Erfahrung den Zweck Ihrer Veranstaltungsziele erfüllt, dann ist es sinnvoll, digital vorzugehen. Wenn sie sich nicht anpassen lässt, müssen Sie einen anderen Ansatz finden, der am besten funktioniert.

Sobald Sie sich darüber im Klaren sind, sollten Sie sich die folgenden Fragen überlegen: Warum werden sich die Teilnehmer für Ihre Veranstaltung anmelden? Was bieten Sie an, das einen Mehrwert schafft? Auf der Grundlage der Antworten können Sie entscheiden, welche Art von Inhalten für Ihre Veranstaltung geeignet ist. Achten Sie darauf, die wichtigsten Inhalte und Mitbringsel zu priorisieren.

Jetzt ist Zeit zu evaluieren, welche Art von virtueller Veranstaltung am besten zu Ihren festgelegten Zielen passt:

  • Vollständig virtuell

Bei virtuellen Veranstaltungen interagieren Menschen nicht an einem physischen Ort, sondern in einer virtuellen Umgebung. Diese Online-Veranstaltungen bestehen aus mehreren Sitzungen, sind interaktiv und können Webinare und Webcasts umfassen. Darüber hinaus eignen sie sich für jede Veranstaltung, die mehrere Präsentationen, Diskussionsräume oder Markenerlebnisse zur Einbindung Ihrer Teilnehmer bietet.

  • Hybrid

Eine hybride Veranstaltung ist jedes Format – Konferenz, Fachausstellung, Schulungsseminar usw. -, das Live-Elemente wie Interviews oder Moderatoren mit virtuellen Komponenten kombiniert. Es bietet eine effektive Möglichkeit, die Teilnahme und Reichweite zu erhöhen und gleichzeitig Live-Elemente für ein persönliches Gefühl zu nutzen.

  • Live-Übertragung

Live-Streaming-Veranstaltungen eignen sich hervorragend, um die Reichweite Ihres Unternehmens zu vergrößern, seine Sichtbarkeit zu verbessern und die verfügbaren Inhalte an ein neues Publikum zu verteilen. Diese Art von Online-Veranstaltung ermöglicht es den Teilnehmern, die Veranstaltung problemlos mit anderen Personen, wie z. B. Kollegen, Freunden oder Familie, zu teilen. Sie kann auch für Veranstaltungsplaner unglaublich kostengünstig sein.

  • Voraufgezeichnete Veranstaltung

Diese Art von Online-Veranstaltung wird erfasst, bearbeitet und zur späteren Ansicht freigegeben. Sie kann nicht nur an einem bestimmten Datum uraufgeführt werden, sondern auch online über Video-on-Demand (VOD) verfügbar sein. Diese Option bietet Veranstaltungsplanern mehr Flexibilität.

Programmformat und Gestaltung

Genau wie für Konferenzen vor Ort gibt es auch für virtuelle Veranstaltungen viele Programmformaten. Ob Sie sich für eine Podiumsdiskussion, eine Reihe von Interviews oder Pitch-Runden entscheiden, müssen Sie Ihren Teilnehmern ein einzigartiges Erlebnis bieten, durch das sich Ihr Unternehmen von der Konkurrenz abhebt.

  • Podiumsdiskussionen:

    • Sie bringen Talent-Experten aus verschiedenen Bereichen zusammen, um die Erfahrungen der anderen auszutauschen.
    • Sie sind nützlich, wenn ein Thema für eine Person zu komplex ist oder wenn das Publikum in einer Sitzung mit verschiedenen Standpunkten konfrontiert werden muss.
  • Interviews:

    • Sind tiefgreifende Dialoge zwischen Gastgebern und Experten.
    • Experten können ihr Wissen durch Fragen und Antworten weitergeben, was auch die Zuhörer engagiert hält.
  • Pitch-Runden:

    • Pitch-Runden werden ausschließlich zu dem Zweck abgehalten, Startups die Möglichkeit zu geben, ihre Ideen an einer Gruppe von Jurys (in der Regel Investoren oder Interessenvertreter) vorzustellen.
    • Dieses virtuelle Format ist aufgrund seiner Dynamik eine großartige Möglichkeit, die Bindung der Teilnehmer an das Unternehmen zu erhöhen.
  •  Hauptredner:

    • Keynotes inspirieren, unterhalten und bilden das Publikum zu einem bestimmten Thema.
    • Die Keynotes werden von Rednern geleitet, die aufgrund ihrer Fachkenntnisse auf einem bestimmten Gebiet und ihrer Fähigkeit, ein Publikum anzuziehen, ausgewählt wurden.
    • In einer virtuellen Umgebung müssen die Redner nicht mehr an einen anderen Ort reisen, um ihre Keynote zu halten, und die Teilnehmer müssen nicht mehr nach freien Plätzen suchen, um an der Sitzung teilzunehmen!

Online zu gehen bedeutet auch, das Design und Branding Ihres Unternehmens in einen digitalen Raum zu bringen. Konsultieren Sie unbedingt Ihre Markenrichtlinien, bevor Sie visuelles Material erstellen oder Requisiten oder Sets für Ihre Veranstaltung bauen. Gleichermaßen muss das gesamte physische und/oder digitale Design, das für die Veranstaltung erstellt wird, die Konsistenz Ihrer grafischen Identität wahren.

Technik

Veranstaltungsplaner führen erfolgreich virtuelle Veranstaltungen durch, wenn sie über die richtigen technischen Hilfsmittel verfügen. Um sich auf den großen Tag vorzubereiten, muss man über diese Fragen nachdenken: Wo wird die Veranstaltung gefilmt? Wird alles ferngesteuert sein? oder in einem Studio? oder in einem Büro? Anhand Ihrer Antworten können Sie die Einrichtung bestimmen, die Sie benötigen werden, wie z.B. Audio- und Videoausrüstung, Haustechnik, Studioausrüstung usw.

Neben diesen technischen Elementen können Veranstaltungsplaner auch von der Nutzung einer Plattform für Veranstaltungstechnik profitieren, um ihren gesamten Veranstaltungsablauf zu planen, von der Promotion über die Durchführung bis hin zum Management. Hier sind die wichtigsten ereignistechnischen Lösungen, die bei der Durchführung einer virtuellen Veranstaltung eingesetzt werden können:

Veranstaltungs-Website

Eine Veranstaltungswebsite steht im Vordergrund jeder persönlichen oder virtuellen Veranstaltung und ist ein wirksames Mittel, um neue Teilnehmer zu gewinnen. Über Ihre Veranstaltungswebsite können Sie nahtlos für Ihre Veranstaltung werben, indem Sie reichhaltige Inhalte bereitstellen, die potenzielle Teilnehmer auf dem Laufenden halten und sie dazu verleiten, sich für die Veranstaltung anzumelden. Ihre Veranstaltungswebsite sollte auch den Wert Ihrer virtuellen Veranstaltung vermitteln und gleichzeitig das gleiche Erscheinungsbild Ihres Unternehmens aufweisen.

  • Anmeldung

Mit einem robusten Registrierungstool können Sie mühelos Registrierungsformulare für Teilnehmer, Referenten, Sponsoren und Genehmigungen an einer einzigen Stelle einrichten. Mit diesen Formularen können sich Personen problemlos für die virtuelle Veranstaltung anmelden, ihre Präferenzen angeben und Zahlungsinformationen bereitstellen. Sie können sicherstellen, dass Sie eine fehlerfreie Registrierung durchführen und gleichzeitig die Besucherzahlen der Veranstaltung erhöhen.

  • E-Mail-Marketing

E-Mail-Marketing hilft Ihnen, Ihre Markenbekanntheit zu erweitern, indem Sie die richtigen Teilnehmer zur richtigen Zeit ansprechen und mit ihnen in Kontakt treten. Sie können nicht nur die Nachfrage nach Ihrer virtuellen Veranstaltung steigern, sondern auch die Zahl der Anmeldungen erhöhen und die Teilnehmer auf dem Laufenden halten. Verwenden Sie ein E-Mail-Marketing-Tool, mit dem Sie Ihre E-Mails mit Ihrem Markenzeichen versehen und personalisieren sowie auf der Grundlage von Teilnehmerdaten automatisieren und planen können – und das alles bei gleichzeitiger Verfolgung von Öffnungsraten, Klickraten und Konversionsraten.

  • Ereignis-App

Eine Event App ist eines der wichtigsten Elemente der Veranstaltungstechnik für virtuelle Veranstaltungen. Dieses Werkzeug trägt dazu bei, die Beteiligung der Teilnehmer durch Funktionen zu erhöhen, die die Interaktion vor, während und nach der Veranstaltung stimulieren. Die Teilnehmer können hier wählen, welche Sitzungen sie auf ihre Tagesordnung setzen möchten, haben einen guten Überblick über die aktiven Themen und können während der Sitzungen über Umfragen und Fragen teilnehmen. Für Planer ist dies der Ort, an dem sie relevante Daten sammeln, wie z.B. das Engagement der Teilnehmer und die Popularität der Sitzungen.

Online-Host(s)

On-Camera – Je nach Art der virtuellen Veranstaltung müssen Sie Referenten und/oder Experten finden, die während Ihrer Veranstaltung Vorträge zu bestimmten Themen halten, Interviews geben oder an Podiumsdiskussionen teilnehmen. Sie sollten Vordenker mit einer starken Anhängerschaft sein. Denken Sie auch daran, dass nicht alle Redner, die Bühnenvertrauen haben, auch Bildschirm-Vertrauen haben. Laden Sie niemanden ein, der sich in dieser Art von Veranstaltungsformat nicht wohlfühlen würde.

Off-Kamera – Um sicherzustellen, dass die Kommentare und Interaktionen der Teilnehmer berücksichtigt werden, müssen Sie diese Aufgabe jemandem aus Ihrem Team übertragen. Sie werden sehen, wie sich die Zuhörer während der Sitzungen einbezogen und bemerkt fühlen werden – dies trägt dazu bei, die Teilnahme über den Chat und die sozialen Kontakte zu erhöhen, und damit die Bindung an die Veranstaltung.

Interaktivität und Engagement

Wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung veranstalten, können Sie nicht einfach Ihre geplante Sitzung live übertragen und erwarten, dass dies die beste Online-Erfahrung für Ihre Teilnehmer ist. Sie müssen bei jeder inhaltlichen Entscheidung über Ihre virtuelle Veranstaltung Interaktivität und Engagement in Betracht ziehen. Diese Aspekte können den Unterschied ausmachen, wenn sich die Zuschauer entscheiden, ob sie sich live einschalten oder bei der virtuellen Veranstaltung bleiben wollen.

Wenn Sie den Teilnehmern erlauben, an einer Echtzeit-Konversation teilzunehmen, wird ihre Veranstaltungserfahrung aufregender und einnehmender sein! Denken Sie daran, dass Sie in einer virtuellen Umgebung Kamingespräche, interaktive Elemente und Echtzeit-Beispiele einbauen können, die nicht unbedingt in ein traditionelles Offline-Bühnenbild passen würden.

Integrieren Sie diese Taktiken, um die Interaktivität und das Engagement bei Ihrer Veranstaltung zu erhöhen:

Fragen und Antworten – Wählen Sie während Ihrer virtuellen Veranstaltung die besten Fragen aus oder lassen Sie Ihr Publikum entscheiden, welche Fragen sie diskutieren möchten.

  • Live-Umfragen – Steigern Sie die Interaktion Ihrer virtuellen Sitzung und Ihrer Veranstaltungen mit dem Publikum.

  • Chat-Funktionalität – Ermöglichen Sie es den Teilnehmern mit einer Chat-Funktion, in Echtzeit miteinander zu interagieren und sich auszutauschen.
  • Gamifizierung – Generieren Sie qualitativ hochwertige Erlebnisse und erhöhen Sie die Teilnahme und das Engagement der Teilnehmer an den Sitzungen mit Hilfe der Gamifizierung.

Jetzt, da Sie die ideale Struktur für die Entwicklung virtueller Veranstaltungen haben, können Sie entscheiden, ob Sie mit der Planung Ihrer eigenen immersiven Online-Erfahrung beginnen oder nicht. Denken Sie daran, dass Sie mit dem richtigen Plan und der richtigen Technologie Ihren Teilnehmern ein herausragendes Erlebnis bieten können!

Azavista bietet ein leistungsstarkes Tool Paket, das Ihnen hilft, jede Veranstaltung erfolgreich zu planen, egal ob es sich um eine virtuelle oder vor Ort Veranstaltung handelt. Unsere flexible Integrationen gewährleisten eine digitale Vorbereitung für Ihre virtuellen Veranstaltungen. Unsere verschiedene vordefinierte Formate können als Bausteine verwendet werden, um leicht Ihr Konferenzplan zu erstellen. Unsere Plug-and-Play-Meeting-Vorlagen maximieren das Erlebnis von Teilnehmern und sparen Ihnen gleichzeitig wertvolle Zeit, um neue Chancen zu ergreifen.

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