Aufgrund des raschen technologischen Wandels und der zunehmenden Anzahl von Anbietern auf dem Markt stehen Ihnen möglicherweise zu viele Optionen zur Verfügung. Einige von ihnen bieten möglicherweise den Service, der Ihren Anforderungen entspricht, andere nicht. Diese Faktoren könnten die Suche etwas komplizierter machen. Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, den gesamten Prozess zu rationalisieren!
Als Event-Management-Lösung kennen wir alle kritischen Aspekte, die Sie bei der Auswahl Ihres Anbieters vor Ort berücksichtigen sollten. Aus diesem Grund haben wir eine Liste der fünf besten Tipps für die Auswahl des besten Anbieters vor Ort erstellt:
1. Bestimmen Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele
Als Erstes müssen Sie als Veranstalter ein Brainstorming durchführen und sich bestimmte Anforderungen ausdenken, die der Anbieter für die Veranstaltung liefern soll. Aber bevor Sie das tun, sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Was sind meine aktuellen Bedürfnisse und Ziele? Was erwarte ich von meinem Vor-Ort-Lösungsanbieter? Sobald Sie eine Antwort erhalten haben, werden Sie feststellen, dass die Auflistung Ihrer Anforderungen viel einfacher ist.
Wir empfehlen außerdem dringend, dass Sie Ihre Anforderungen bereithalten, bevor Sie die Vorschläge prüfen. Warum ist das so? Wenn Sie im Voraus eine solide Liste mit Bedingungen für die Anbieter planen, ist es einfacher, die einzelnen zu beurteilen, indem Sie bewerten, wie gut diese erfüllt werden.
Unsere Einsicht:
Es ist immer gut, den Rat von Fachleuten zu hören, wenn Sie eine wichtige Entscheidung treffen. Fragen Sie bei der Überprüfung der Vorschläge nach Empfehlungen, damit Sie diese mit Ihrem Fachwissen und der Liste der Anforderungen kombinieren können. Dies ist auch ein guter Indikator dafür, wie erfahren und qualifiziert die Anbieter sind.
2. Vergleichen Sie Ihre Top-Lösungen
Nachdem Sie eine klare Liste Ihrer Bedürfnisse und Ziele erstellt haben, müssen Sie einige Nachforschungen anstellen, um die Vor-Ort-Lösungen herauszufiltern, die Ihren Anforderungen entsprechen, bis Sie die perfekte Lösung gefunden haben. Natürlich wissen wir, dass das Herumschauen in Tonnen von Anbietern eine entmutigende Aufgabe sein kann (und viel Zeit in Anspruch nimmt), insbesondere wenn Sie ein Veranstalter von Veranstaltungen sind. Der beste Weg, Ihre Optionen einzugrenzen, besteht darin, Seiten wie Capterra, Blogs der Veranstaltungsbranche und andere Websites zu besuchen, die sich auf Veranstaltungen beziehen, um die richtige Lösung zu finden.
Berücksichtigen Sie bei der Einschränkung Ihrer Optionen unter anderem Aspekte wie den Ruf, die jahrelange Erfahrung, die Anzahl der Kunden und die Art der angebotenen Lösungen.
Darüber hinaus beschleunigt eine Checkliste mit Ihren Bedingungen den Prozess, da Sie ein Unternehmen sofort aus Ihren Optionen entfernen können, wenn eine Anforderung fehlt. Eine andere gute Möglichkeit, sie herauszufiltern, besteht darin, die in der Software gesuchten Anforderungen nach Wichtigkeit zu bewerten, da eine Funktion ein nettes, aber kein Muss sein kann. Nachdem Sie Ihre Favoriten ausgewählt haben, können Sie alle vergleichen, um festzustellen, ob es eine Lösung gibt, die sich von den anderen unterscheidet.
Unsere Einsicht:
Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die Vorteile, die Sie normalerweise von einem Dienstanbieter mit „Onsite-Lösung“ erwarten können:
- Check-In
- Abzeichen drucken
- Teilnehmer-Tracking
- Lead Capture
- Berichterstellung und
- Analyse
- Mobile Event App
Aus den angebotenen Standarddiensten müssen Sie einen Anbieter finden, der einen Differenzierungsfaktor aufweist, der für Ihre Veranstaltung besser geeignet sein könnte.
Ein Faktor, der uns von anderen Unternehmen unterscheidet, ist beispielsweise, dass wir in Azavista daran arbeiten, der umweltfreundlichste Anbieter zu sein, indem wir biologisch abbaubare Materialien für Produkte wie Abzeichen, Abzeichenhalter und Verbindungsmittel verwenden, damit diese wiederverwendet und recycelt werden können. Wenn Sie daran interessiert sind, die plastische Belastung bei Veranstaltungen zu verringern, ist diese Lösung möglicherweise am besten geeignet. Ist nur eine Frage der Suche nach der richtigen Lösung für Ihre Bedürfnisse und Ziele.
3. Fordern Sie mehrere Angebote an
Dies ist sehr wichtig: Erhalten Sie kein Angebot von nur einem Anbieter! Selbst wenn Sie sicher sind, dass Sie den Deal mit einem bestimmten Unternehmen abschließen, ist es die beste Vorgehensweise, mehr als ein Angebot einzuholen. Darüber hinaus dienen diese Quotes zukünftig als Benchmark für den Anbietervergleich. Wenn Sie sich mehrere Anbieter ansehen, erhalten Sie auch ein Gefühl für die branchenüblichen Preise.
Unsere Einsicht:
In Azavista bieten wir maßgeschneiderte Angebote für jeden unserer potenziellen Kunden an, da wir wissen, dass deren Anforderungen und Ziele einzigartig sind. Daher sollte das Angebot in diese Richtung gehen.
4. Gehen Sie mit Ihrem Bauchgefühl
Letztendlich arbeiten Sie vor, während und nach Ihrer Veranstaltung mit Ihrem ausgewählten Anbieter zusammen. Nehmen Sie sich also Zeit, um alle Ihre Optionen abzuwägen.
Wenn Sie sich bei Ihrer Auswahl nicht sicher fühlen, fordern Sie weitere Informationen an oder kehren Sie zu der von Ihnen erstellten Liste zurück und fordern Sie bei den Anbietern andere Angebote an. Wenn Sie die beste Wahl getroffen haben, wissen Sie, dass dies die richtige Wahl ist, da es sich richtig anfühlt.
Unsere Einsicht:
Wenn Sie den Anbieter ausgewählt haben, beeilen Sie sich nicht mit dem Abschluss des Vertrags, da Sie möglicherweise einige wichtige Details verpassen, weil Sie diese Informationen nicht doppelt überprüft haben. Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass diese Art von Abmachungen Zeit in Anspruch nimmt. Deshalb versuchen wir, alle erforderlichen Anrufe und / oder Besprechungen mit unseren potenziellen Kunden zu führen, bis wir das beste Angebot gefunden haben.
5. Mach dich bereit für den Erfolg
Nachdem Sie den Vertrag mit Ihrem Vor-Ort-Lösungsanbieter geschlossen haben, ist es an der Zeit, sicherzustellen, dass Ihre Vor-Ort-Erfahrung nahtlos verläuft, indem Sie während der Veranstaltung ein herausragendes Teilnehmererlebnis bieten. Vor der Veranstaltung sollten Sie alle Details über das Onsite-Team kennen, das Sie während der Veranstaltung unterstützen wird. Services wie das Einchecken, Ausweisen, Abrufen von Leads und mehr sollten erklärt und mit der Zeit vereinbart werden.
Unsere Einsicht:
In Azavista stellen wir ein Konferenzteam zur Verfügung, das Ihre Mitarbeiter vor Ort während der Veranstaltung unterstützt. Einige Tage zuvor statten wir Ihr Team mit geeigneten Schulungen aus. Darüber hinaus unterstützen wir Sie dabei, Ihre Onsite-Technologie für die Veranstaltung zu liefern, zu erweitern, zu konfigurieren und zu testen.
Haben Sie andere Möglichkeiten, Ihren Vor-Ort-Anbieter auszuwählen? Wir würden gerne im Kommentarbereich davon hören!
