Teilnehmer Management
Durch die effiziente Teilnehmerverwaltung können Sie Aufgaben schneller erledigen und den Zugriff auf verschiedene Veranstaltungsaktivitäten besser kontrollieren. Mit Hilfe unseres leistungsstarken Teilnehmerverwaltungs-Tools können Sie Kontakte an einem Ort verwalten, segmentieren und binden!
Behalten Sie den Überblick über alle Personen, die mit Ihrer Veranstaltung in Verbindung stehen.
Das Teilnehmerverwaltungs-Modul ist eine der Kernfunktionen von Azavista, da es Ihnen ermöglicht, Informationen über jeden zu speichern, den Sie für Ihre Veranstaltungen im Auge behalten möchten.
Funktionen zur Teilnehmerverwaltung, nach denen Sie suchen
Verabschieden Sie sich von Tabellenkalkulationen. Sie können jetzt alle Ihre Veranstaltungskontakte an einem Ort haben, mit einer leistungsstarken Suite von Funktionen, um sie so effizient wie möglich zu verwalten.
Mehrere
Teilnehmertypen
Gäste, VIP-Teilnehmer, Referenten, Diskussionsteilnehmer, Workshopleiter - Sie profitieren von einer vollständigen und integrierten Datenbank der an Ihrer Veranstaltung beteiligten Personen. Sie können so viele Teilnehmertypen auswählen, wie Sie für Ihre Veranstaltung benötigen, so dass Sie später den Rest Ihrer Aktivitäten darauf aufbauen können.
- Vordefinierte Teilnehmertypen
- Erstellen Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Typen
- Fügen Sie Teilnehmer einzeln hinzu oder laden Sie einfach eine Datei von Ihrem Computer, Laufwerk oder aus Dropbox hoch.
Integrierter Überblick
über alle Teilnehmer
Behalten Sie den Überblick über Informationen im Zusammenhang mit der Teilnehmerverwaltung, wie z.B. persönliche Daten, Sitzplätze, Einladungen, RSVP-Status und vieles mehr. Sie können auch wählen, ob Sie die Standardansicht der Daten oder eine benutzerdefinierte Übersicht haben möchten - je nachdem, was am besten zu den individuellen Bedürfnissen Ihrer Veranstaltung passt.
- Eine Datenbank für alle Kontakte
- Verwendete Filtersätze sortieren, filtern und speichern
- Erweiterte Teilnehmersuche
Intelligente Teilnehmerlisten-Segmentierung
Sortieren oder filtern Sie Ihre Teilnehmerliste nach beliebigen Kriterien. Segmentieren Sie Ihre Datenbank, um die benötigte Liste zu exportieren, senden Sie die richtige Nachricht an die richtige Zielgruppe. Azavista bietet intelligente Listen, die automatisch in Echtzeit aktualisiert werden, was die Verwaltung des gesamten Prozesses erleichtert.
- Versionierung von Teilnehmer-Snapshots
- Zusammenführung von Kontakten
- Änderungshinweise aktivieren
Leicht editierbare
Listen
Greifen Sie direkt aus dem Dashboard auf alle Daten Ihres Teilnehmers zu und ändern Sie dessen Registrierung, Zahlungsoptionen oder Rechnungsdaten. Es liegt an Ihnen, ob Sie es selbst in die Hand nehmen oder den Teilnehmern die Möglichkeit geben, dies zu tun.
- Massenaktualisierung der Teilnehmerdaten in Form von editierbaren Zellen
- Manuelle Änderung des Teilnehmerstatus einzeln oder in großen Mengen
- Sehen Sie Teilnehmer-Updates und -Änderungen in Echtzeit.
Exportieren
& Teilen
Exportieren Sie Ihre Liste einfach in eine Vielzahl von Dateitypen. Der beste Teil ist, dass Sie die Teilnehmer, die Sie exportieren möchten, filtern und das gewünschte Datum auswählen können. Diese Liste kann später verwendet werden, um qualitativ hochwertige Leads für Ihre bevorstehenden Veranstaltungen zu generieren.
- Speichern und benennen Sie Ihre Exportoptionen für die zukünftige Verwendung.
- Teilen Sie die Teilnehmerliste mit den Interessengruppen per E-Mail.
Verbessertes Teilnehmermanagement durch Teamzusammenarbeit
Ihre Liste enthält nicht nur Informationen über den Teilnehmer und die Details zu Veranstaltungen, an denen er teilnimmt oder zu denen er eingeladen wird. Jetzt können Sie für jeden Teilnehmer eigene Notizen anlegen, Aufgaben hinzufügen und Ihren Mitarbeitern zuweisen und sogar den Fortschritt verfolgen.
- Aufgaben den Mitarbeitern zuweisen
- Fortschritt verfolgen
Mehrere Integrationsmöglichkeiten
Synchronisieren Sie alle Details Ihrer Teilnehmer in Echtzeit dank der Integration mit mehreren anderen Plattformen. Importieren Sie die Daten von anderen Plattformen, um Ihre Veranstaltungsplanung und Ihre Event-Marketing-Prozesse zu optimieren.
Plus viele weitere Funktionen
Aktivieren Sie Warnmeldungen, wenn eine bestimmte Änderung an einem Teilnehmer oder einer Gruppe von Teilnehmern vorgenommen wurde.
Fügen Sie Teilnehmer hinzu, indem Sie verschiedene Dateitypen hochladen oder von Ihrem Laufwerk und Ihrer Dropbox importieren.
Versenden Sie E-Mails an, alle oder eine Auswahl von Teilnehmern mit vollständig angepassten E-Mail-Vorlagen im Corporate Design.
Ermöglichen Sie externen Parteien, Personen zu Ihrer Veranstaltung einzuladen.
Wählen Sie für jede Veranstaltung aus, welche eingeladenen oder registrierten Teilnehmer genehmigt werden sollen.
Unterstützung von Unternehmen jeder Art und Größe
Azavista kann die anspruchsvollsten professionellen Veranstaltungen der Welt dank einer Reihe leistungsstarker Tools unterstützen.
Entdecken Sie weitere Module. Kombinieren Sie sie nach Ihren Bedürfnissen.
Was können wir für dich tun? Kombinieren Sie die Module, die Ihren individuellen Anforderungen entsprechen.
Azavista ist einzigartig in seinem Angebot für Event-Workflows. Eventveranstalter können schnell eine Vielzahl von Workflows für alle Module der Azavista-Plattform erstellen. Hier finden Sie Teilnehmergenehmigungsprozesse, Inhaltsgenehmigungen, Veranstaltungsgenehmigungen, Budgetworkflows und vieles mehr. Das Workflow-Modul ist so aufgebaut, dass auch komplexe Prozesse von Veranstaltern ohne IT- oder Workflow-Spezialisten erstellt werden können.
Verwalten Sie Ihr Team von nur einer Oberfläche aus, um den Logistik- und Planungsprozess Ihrer Veranstaltung zu vereinfachen – vermeiden Sie es, Ihre Veranstaltungsplaner mit unzähligen To-Do-Listen und Tabellenkalkulationen zu überfordern! Erstellen Sie Aufgabenlisten und weisen Sie diese Ihren Kollegen und externe Kontakten zu, verfolgen Sie den Planungsverlauf und behalten Sie Kosten, Anwesenheit und Projektfortschritt im Blick.
Stellen Sie das digitales Erlebnis Ihrer Veranstaltung mit einer Veranstaltungs-Website im Corporate Design sicher. Nutzen Sie unser einfaches, integriertes Content-Bearbeitungstool mit innovativen Vorlagen, Drag & Drop-Elementen, anpassbaren Schriften und Farben – oder fügen Sie ein benutzerdefiniertes HTML, CSS oder Javascript hinzu, um Ihre Veranstaltung in jeder denkbaren Weise zu bewerben.
Azavista bietet Ihnen eine integrierte Echtzeitansicht Ihrer Teilnehmerliste sowie des Status der Registrierungen, die Sie einfach bearbeiten und in verschiedenen Formaten exportieren können. Durch die effiziente Verwaltung dieser Aspekte können Sie Aufgaben zielgerichtet ausführen und haben eine bessere Kontrolle über den Zutritt zu den verschiedenen Veranstaltungsaktivitäten.
Unser CRM-Modul ermöglicht es Ihnen, eine vollständige Historie von Teilnehmern und Organisationen aller vergangener und zukünftiger Veranstaltungen zu verwalten. Es ist vollständig an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassbar. Sie können dieses Modul auch für Kampagnen und Newsletter verwenden, die nicht mit einer Veranstaltung in Zusammenhang stehen. 
Unsere Networking & Event App ist nicht nur schnell und einfach einzurichten, sondern auch sehr leistungsstark und vollständig anpassbar für Ihr Unternehmens marketing. Verbessern Sie die Wirkung Ihrer Veranstaltungen mit dem besten mobilen Erlebnis, das Ihren Teilnehmern Netzwerkmöglichkeiten und Inhalte vor, während und nach der Veranstaltung bietet.
Ein wesentlicher Bestandteil eines persönlichen, hochwertigen Eventerlebnisses ist ein schnelles und reibungsloses Quick-Check-in-System. Die Teilnehmer werden automatisch eingecheckt, indem sie einen eindeutigen QR-Code scannen, der für ihre Tickets generiert wurde. Ein Teil dieser Lösung besteht darin, dass Badges automatisch erstellt und gedruckt werden – für einen Teilnehmer oder für die gesamte Gästeliste.
Erlauben Sie Ihren Ausstellern, wertvolle Informationen über die Teilnehmer zu sammeln, die ihren Stand besuchen, indem sie den QR-Code von ihrem Badge scannen. Die Aussteller haben direkten Zugang zu ihren neu gesammelten Leads, so dass sie sie außerhalb des offiziellen Messeprogramms zu Offsite-Abendessen und Netzwerkveranstaltungen einladen können.
Azavista sammelt Daten aus allen Bereichen des Eventplanungsprozesses, um Ihnen schnell verständliche Erkenntnisse zu liefern, die es Ihnen leicht machen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Überprüfen Sie den Status wichtiger Planungsvariablen, indem Sie sofortige Online-Berichte erstellen, Ihre Daten exportieren und mit anderen Teammitgliedern austauschen. Setzen Sie Trigger und Warnungen auch für andere wichtige Interessengruppen in Ihrem Unternehmen.
Veranstaltungsprogramme haben oft eine große Bandbreite an Dynamik, deshalb können Sie verschiedene Veranstaltungsaktivitäten wie Workshops, kleine Seminare, Meetings und vieles mehr innerhalb Ihrer Veranstaltung erstellen, verwalten und planen. Außerdem können Sie Echtzeit-Updates durchführen und den Teilnehmern die Möglichkeit geben, sich für ihre bevorzugten oder gewünschten Aktivitäten anzumelden.
Mit unserer Event-Ticketing-Lösung können Sie ganz einfach kostenpflichtige Veranstaltungen für Konferenzen, Schulungen und mehr organisieren. Mit diesem Modul können Sie auch andere Produkte als Teil des Warenkorbs für Ihren Kunden hinzufügen. Darüber hinaus unterstützen wir verschiedene Rabattcodes und mehrere Währungen. Es ist auch möglich, bestimmte Produkte einem bestimmten Publikum zu präsentieren, z.B. um Sponsorenpakete zu organisieren. Schließlich bieten wir volle Flexibilität für den Zahlungsabwickler mit dem Sie zusammenarbeiten möchten.
Unser Modul Hotel- und Zimmerbelegungs-Planungt eignet sich besonders für Veranstaltungen, bei denen Sie Hotel-Gruppenbuchungen für mehrtägige Veranstaltungen verwalten. Sie können die Zuordnung mit Pre- und Post-Nächten für mehrere Hotels individuell gestalten und Gruppen von 10 bis 2000 Zimmern verwalten. Die Teilnehmer können im Anmeldeformular ihr bevorzugtes Hotel sowie den Zimmertyp auswählen. Mit der Anmeldebestätigung aktualisieren unsere Systeme automatisch die Zimmerzuordnung, so dass Sie die Kontrolle über Ihre Verfügbarkeit behalten. Darüber hinaus gibt es auch eine Einstellung zur Aktivierung der Zimmerteilung, sollte dies die Unternehmensrichtlinie in Ihrem Unternehmen sein.
Unsere Software vereinfacht den Prozess der Verwaltung Ihrer eigenen Eventlieferanten, sowie die Beschaffung neuer Lieferanten für Ihre Veranstaltung und die Transparenz der Gesamtausgaben. Ob Veranstaltungsort, Catering, Hilfe oder etwas anderes – Sie können die beste Option wählen und haben gleichzeitig mehr Kontrolle über die Zeit, die Sie mit der Suche nach dem richtigen Lieferanten verbringen.
Mit unserem Reisemanagement-Modul ermöglicht Ihnen die Azavista-Plattform die Verwaltung von Reisen zu Ihrem Veranstaltungsort. Mit unserer Integration in Sabre, Amadeus und TravelPort Galileo können Sie die Reise Ihrer Teilnehmer aus Ihren verschiedenen internationalen Büros organisieren. Die synchronisierten Daten ermöglichen es Ihnen, Transfers und Logistik zu planen. Das Modul unterstützt Einzel- und Gruppenreisen. Und schließlich ermöglicht es Ihnen, Ihre Ausgaben für alle Flüge im Rahmen Ihrer Veranstaltung zu verfolgen.
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Wir sind bereit, Ihnen bei der Bewältigung all Ihrer Herausforderungen im Eventmanagement zu helfen.