Programm & Sitzung, Track Management
Veranstaltungsprogramme haben oft eine große Bandbreite an Dynamik, deshalb können Sie verschiedene Veranstaltungsaktivitäten wie Workshops, kleine Seminare, Meetings und vieles mehr innerhalb Ihrer Veranstaltung erstellen, verwalten und planen. Außerdem können Sie Echtzeit-Updates durchführen und den Teilnehmern die Möglichkeit geben, sich für ihre bevorzugten oder gewünschten Sitzungen anzumelden.
Erstellen Sie Ihr Veranstaltungsprogramm und Ihren Zeitplan
Gehen Sie über die Erwartungen der Teilnehmer hinaus und kreieren Sie verschiedene Arten von Aktivitäten, um zu unterhalten, zu informieren, sich zu engagieren und zu verbinden.
Planung der Veranstaltungsagenda
Verwalten Sie Veranstaltungsaktivitäten nach Ihren Bedürfnissen - optional, obligatorisch, offen oder privat. Erstellen Sie Meetings, Workshops, Schulungen und laden Sie Referenten ein, legen Sie Daten, Zeiten und Kapazitäten fest.
- Mehrere Aktivitätsarten und -verfolgungen
- Benutzerdefinierte Felder für jeden Track und jede Aktivität
Registrierungsmanagement
Bestimmen Sie die Track-Teilnahme, indem Sie entscheiden, ob alle Eventteilnehmer an jedem Track teilnehmen können oder ob die Tracks exklusiv für einige Teilnehmer sind. Sehen Sie, wer an welcher Aktivität teilgenommen hat und haben Sie einen Überblick darüber!
- Exklusivitätsoption für jeden Track
- Synchronisation mit dem Registrierungsmodul
Mehrspuriger,
digitaler Agenda Builder
Laden Sie einfach eine Agenda-Tabelle in unser Web-Dashboard hoch und es verwandelt selbst die komplizierteste Agenda in eine atemberaubende Web- und Mobile-Agenda. Wenn Sie eine Änderung an einer Stelle vornehmen, wird Ihre gesamte Agenda automatisch auf verschiedenen Websites und der Azavista-App synchronisiert.
- Agenda-Import
- Bewerben der Agenda auf der gesamten Plattform
Individuelles
Agenda-Branding
Verwandeln Sie Ihre Agenda in ein individuelles Markenerlebnis, das über Ihre Veranstaltungsseite und Ihre Event-App einheitlich ist. Von der Farbcodierung über Highlight-Aktivitäten bis hin zu ausgeklügelten Speakerpages haben Sie eine Agenda, die fantastisch aussieht.
- Benutzerdefinierte Farbpalette
- Hinzufügen von Icons, Logos, Bildern und anderen Elementen
Persönliche
Agenden
Sie können den Teilnehmern verschiedene Aktivitäten und Tracks ankündigen und ihnen die Möglichkeit geben, sich für ihre bevorzugten oder gewünschten Sitzungen anzumelden. Helfen Sie den Teilnehmern, das zu bekommen, was sie sich von Ihrer Veranstaltung erhoffen, indem Sie sie ihren Zeitplan individuell zusammenstellen lassen und die Möglichkeit geben zu erkunden können, wer sonst noch kommen wird.
- Personalisierte Agenda für jeden Teilnehmer
Wartelisten und Kapazitätsmanagement
Konfigurieren Sie Ihre Eventregistrierung, um die Anzahl der Teilnehmer pro Aktivität zu begrenzen und die Kapazitäten effektiv zu verwalten.
- Beschränkung der Teilnehmerzahl pro Aktivität
- Automatischer Stopp für zusätzliche Anmeldungen
- Nachträgliche Erhöhung der Raumkapazität für beliebte Veranstaltungen
Feedback-Sammlung
Nutzen Sie die Bewertung von Aktivitäten, Umfragen, soziale Kontakte, den persönlichen Zeitplan der Teilnehmer und viele andere Funktionen, um das Engagement der Teilnehmer direkt aus der Veranstaltungsagenda heraus zu steigern.
- Bewertungen von Referenten und Aktivitäten
- Freigabe über mehrere Social Media Plattformen hinweg
Plus viele weitere Funktionen
Hinzufügen von Anhängen und herunterladbaren Materialien, um die Interaktion der Teilnehmer zu verbessern.
Markieren Sie jedes Programmelement mit einer oder mehreren Tracks oder Themen, um Benutzern das Auffinden von Programmelementen zu erleichtern, die sie interessieren.
Auflistung der besonderen Anforderungen und Zusatzinformationen für jeden Programmpunkt wie Beschreibung, benötigte Ausrüstung und ähnliches.
Private Notizen für die Organisation der Konferenz verwenden um die Aktivitäten zu optimieren.
Warum sollten Sie das Azavista Program & Session Management Modul verwenden?
- Verschaffen Sie sich ein genaueres Bild davon, wie alles gelaufen ist und was Sie für Ihre nächste Veranstaltung verbessern können.
- Sehen Sie, welche Sponsoren, Referenten und Sitzungen am beliebtesten sind, um eine bessere Vorstellung davon zu haben, wie Sie Ihre nächste Veranstaltung planen sollten.
- Verbessern Sie das Veranstaltungserlebnis und die allgemeine Veranstaltungsleistung.
Von den Besten der Branche genutzt.
Wir arbeiten mit den weltweit führenden Marken zusammen, damit diese die Zusammenarbeit und die tiefe Verbundenheit mit ihren Teilnehmern fördern können.
Entdecken Sie weitere Module. Kombinieren Sie sie nach Ihren Bedürfnissen.
Was können wir für dich tun? Kombinieren Sie die Module, die Ihren individuellen Anforderungen entsprechen.
Azavista ist einzigartig in seinem Angebot für Event-Workflows. Eventveranstalter können schnell eine Vielzahl von Workflows für alle Module der Azavista-Plattform erstellen. Hier finden Sie Teilnehmergenehmigungsprozesse, Inhaltsgenehmigungen, Veranstaltungsgenehmigungen, Budgetworkflows und vieles mehr. Das Workflow-Modul ist so aufgebaut, dass auch komplexe Prozesse von Veranstaltern ohne IT- oder Workflow-Spezialisten erstellt werden können.
Verwalten Sie Ihr Team von nur einer Oberfläche aus, um den Logistik- und Planungsprozess Ihrer Veranstaltung zu vereinfachen – vermeiden Sie es, Ihre Veranstaltungsplaner mit unzähligen To-Do-Listen und Tabellenkalkulationen zu überfordern! Erstellen Sie Aufgabenlisten und weisen Sie diese Ihren Kollegen und externe Kontakten zu, verfolgen Sie den Planungsverlauf und behalten Sie Kosten, Anwesenheit und Projektfortschritt im Blick.
Stellen Sie das digitales Erlebnis Ihrer Veranstaltung mit einer Veranstaltungs-Website im Corporate Design sicher. Nutzen Sie unser einfaches, integriertes Content-Bearbeitungstool mit innovativen Vorlagen, Drag & Drop-Elementen, anpassbaren Schriften und Farben – oder fügen Sie ein benutzerdefiniertes HTML, CSS oder Javascript hinzu, um Ihre Veranstaltung in jeder denkbaren Weise zu bewerben.
Azavista bietet Ihnen eine integrierte Echtzeitansicht Ihrer Teilnehmerliste sowie des Status der Registrierungen, die Sie einfach bearbeiten und in verschiedenen Formaten exportieren können. Durch die effiziente Verwaltung dieser Aspekte können Sie Aufgaben zielgerichtet ausführen und haben eine bessere Kontrolle über den Zutritt zu den verschiedenen Veranstaltungsaktivitäten.
Unser CRM-Modul ermöglicht es Ihnen, eine vollständige Historie von Teilnehmern und Organisationen aller vergangener und zukünftiger Veranstaltungen zu verwalten. Es ist vollständig an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassbar. Sie können dieses Modul auch für Kampagnen und Newsletter verwenden, die nicht mit einer Veranstaltung in Zusammenhang stehen. 
Unsere Networking & Event App ist nicht nur schnell und einfach einzurichten, sondern auch sehr leistungsstark und vollständig anpassbar für Ihr Unternehmens marketing. Verbessern Sie die Wirkung Ihrer Veranstaltungen mit dem besten mobilen Erlebnis, das Ihren Teilnehmern Netzwerkmöglichkeiten und Inhalte vor, während und nach der Veranstaltung bietet.
Ein wesentlicher Bestandteil eines persönlichen, hochwertigen Eventerlebnisses ist ein schnelles und reibungsloses Quick-Check-in-System. Die Teilnehmer werden automatisch eingecheckt, indem sie einen eindeutigen QR-Code scannen, der für ihre Tickets generiert wurde. Ein Teil dieser Lösung besteht darin, dass Badges automatisch erstellt und gedruckt werden – für einen Teilnehmer oder für die gesamte Gästeliste.
Erlauben Sie Ihren Ausstellern, wertvolle Informationen über die Teilnehmer zu sammeln, die ihren Stand besuchen, indem sie den QR-Code von ihrem Badge scannen. Die Aussteller haben direkten Zugang zu ihren neu gesammelten Leads, so dass sie sie außerhalb des offiziellen Messeprogramms zu Offsite-Abendessen und Netzwerkveranstaltungen einladen können.
Azavista sammelt Daten aus allen Bereichen des Eventplanungsprozesses, um Ihnen schnell verständliche Erkenntnisse zu liefern, die es Ihnen leicht machen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Überprüfen Sie den Status wichtiger Planungsvariablen, indem Sie sofortige Online-Berichte erstellen, Ihre Daten exportieren und mit anderen Teammitgliedern austauschen. Setzen Sie Trigger und Warnungen auch für andere wichtige Interessengruppen in Ihrem Unternehmen.
Veranstaltungsprogramme haben oft eine große Bandbreite an Dynamik, deshalb können Sie verschiedene Veranstaltungsaktivitäten wie Workshops, kleine Seminare, Meetings und vieles mehr innerhalb Ihrer Veranstaltung erstellen, verwalten und planen. Außerdem können Sie Echtzeit-Updates durchführen und den Teilnehmern die Möglichkeit geben, sich für ihre bevorzugten oder gewünschten Aktivitäten anzumelden.
Mit unserer Event-Ticketing-Lösung können Sie ganz einfach kostenpflichtige Veranstaltungen für Konferenzen, Schulungen und mehr organisieren. Mit diesem Modul können Sie auch andere Produkte als Teil des Warenkorbs für Ihren Kunden hinzufügen. Darüber hinaus unterstützen wir verschiedene Rabattcodes und mehrere Währungen. Es ist auch möglich, bestimmte Produkte einem bestimmten Publikum zu präsentieren, z.B. um Sponsorenpakete zu organisieren. Schließlich bieten wir volle Flexibilität für den Zahlungsabwickler mit dem Sie zusammenarbeiten möchten.
Unser Modul Hotel- und Zimmerbelegungs-Planungt eignet sich besonders für Veranstaltungen, bei denen Sie Hotel-Gruppenbuchungen für mehrtägige Veranstaltungen verwalten. Sie können die Zuordnung mit Pre- und Post-Nächten für mehrere Hotels individuell gestalten und Gruppen von 10 bis 2000 Zimmern verwalten. Die Teilnehmer können im Anmeldeformular ihr bevorzugtes Hotel sowie den Zimmertyp auswählen. Mit der Anmeldebestätigung aktualisieren unsere Systeme automatisch die Zimmerzuordnung, so dass Sie die Kontrolle über Ihre Verfügbarkeit behalten. Darüber hinaus gibt es auch eine Einstellung zur Aktivierung der Zimmerteilung, sollte dies die Unternehmensrichtlinie in Ihrem Unternehmen sein.
Unsere Software vereinfacht den Prozess der Verwaltung Ihrer eigenen Eventlieferanten, sowie die Beschaffung neuer Lieferanten für Ihre Veranstaltung und die Transparenz der Gesamtausgaben. Ob Veranstaltungsort, Catering, Hilfe oder etwas anderes – Sie können die beste Option wählen und haben gleichzeitig mehr Kontrolle über die Zeit, die Sie mit der Suche nach dem richtigen Lieferanten verbringen.
Mit unserem Reisemanagement-Modul ermöglicht Ihnen die Azavista-Plattform die Verwaltung von Reisen zu Ihrem Veranstaltungsort. Mit unserer Integration in Sabre, Amadeus und TravelPort Galileo können Sie die Reise Ihrer Teilnehmer aus Ihren verschiedenen internationalen Büros organisieren. Die synchronisierten Daten ermöglichen es Ihnen, Transfers und Logistik zu planen. Das Modul unterstützt Einzel- und Gruppenreisen. Und schließlich ermöglicht es Ihnen, Ihre Ausgaben für alle Flüge im Rahmen Ihrer Veranstaltung zu verfolgen.
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Wir sind bereit, Ihnen bei der Bewältigung all Ihrer Herausforderungen im Eventmanagement zu helfen.