Hotel- und Zimmerbelegungs-Management
Sie können die Zuordnung mit Schultern, Vor- und Nachübernachtungen für mehrere Hotels anpassen und Gruppen von 10 bis 2000 Zimmern verwalten. Die Teilnehmer können ihr bevorzugtes Hotel, den Zimmertyp im Anmeldeformular auswählen. Nach Bestätigung der Registrierung aktualisiert unser System automatisch die Zuweisung der Zimmerblöcke, sodass Sie die Kontrolle über Ihre Verfügbarkeit behalten können. Darüber hinaus gibt es eine Einstellung zum Aktivieren der Raumfreigabe, falls dies eine Unternehmensrichtlinie in Ihrer Organisation ist.
Hotelbuchungen verwalten. Behalten Sie die Kontrolle über die Verfügbarkeit.
Unser Hotel- und Roomblock-Management-Modul eignet sich speziell für Veranstaltungen, bei denen Sie Hotelgruppenbuchungen für mehrere Tage verwalten müssen.
Gruppenzuordnungen
einrichten
Mit unserem Modul können Sie ganz einfach Gruppenblöcke mit Vor- und Nachübernachtungen für Ihre Vertragshotels einrichten. Sie können auch verschiedene Zimmertypen und vertraglich vereinbarte Preise pro Nacht hinzufügen und die Zuordnung aktualisieren. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Stornierungsbedingungen hinzuzufügen, damit Sie Ihre Stornierungsfristen und -kosten nachverfolgen können.
Ermöglicht es den Teilnehmern, Hotels auszuwählen
In den Anmeldeformularen können Sie den Teilnehmern die Wahl der gewünschten Ankunft, des Abreisedatums und der Zimmerart ermöglichen. Sie können sie auch ein bestimmtes Hotel oder eine Hotelkategorie auswählen lassen, so dass Sie bei der Verwendung Ihrer Zuweisungen flexibel bleiben.
Behalten Sie den Fortschritt
im Auge
Sie können eine Einstellung wählen, bei der die Zuordnung automatisch passiert oder sie in Chargen zuweisen, z.B. wenn Sie mehrere Hotels haben. Sie haben einen klaren Überblick über die verfügbaren Räume pro Nacht und können die Zuordnungen je nach Entwicklung leicht anpassen. Sie können auch eine Einstellung wählen, bei der die Teilnehmer für Zimmerzuschläge und Zusatznächte bezahlen, was für den Rechnungsprozess sehr effizient ist.
Zimmerteilung
Eine weitere Besonderheit unseres Moduls ist die Funktion zur gemeinsamen Nutzung von Hotelzimmern. Einige Unternehmen und Organisationen haben interne Richtlinien für die Raumteilung zwischen gleichgeschlechtlichen Mitarbeitern. Mit der Zimmerteilungsfunktion können die Teilnehmer auswählen, mit wem sie ein gemeinsames Zimmer wünschen, der andere Teilnehmer kann dies dann bestätigen.
Hotelabrechnung und Kostenkontrolle
Durch die Integration mit dem Registrierungsprozess ermöglicht Ihnen unser Zimmerbelegungs-Modul schließlich die Kontrolle der Hotelrechnung für Ihre Gruppenbuchung. Sehr oft sind Hotelrechnungen ein großes Rätsel, das es zu lösen gilt, aber jetzt haben Sie eine Echtzeit-Rechnungsübersicht die Sie
leicht mit dem jeweiligen Hotel
teilen können.
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Wir arbeiten mit den weltweit führenden Marken zusammen, damit diese die Zusammenarbeit und die tiefe Verbundenheit mit ihren Teilnehmern fördern können.
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Azavista ist einzigartig in seinem Angebot für Event-Workflows. Eventveranstalter können schnell eine Vielzahl von Workflows für alle Module der Azavista-Plattform erstellen. Hier finden Sie Teilnehmergenehmigungsprozesse, Inhaltsgenehmigungen, Veranstaltungsgenehmigungen, Budgetworkflows und vieles mehr. Das Workflow-Modul ist so aufgebaut, dass auch komplexe Prozesse von Veranstaltern ohne IT- oder Workflow-Spezialisten erstellt werden können.
Verwalten Sie Ihr Team von nur einer Oberfläche aus, um den Logistik- und Planungsprozess Ihrer Veranstaltung zu vereinfachen – vermeiden Sie es, Ihre Veranstaltungsplaner mit unzähligen To-Do-Listen und Tabellenkalkulationen zu überfordern! Erstellen Sie Aufgabenlisten und weisen Sie diese Ihren Kollegen und externe Kontakten zu, verfolgen Sie den Planungsverlauf und behalten Sie Kosten, Anwesenheit und Projektfortschritt im Blick.
Stellen Sie das digitales Erlebnis Ihrer Veranstaltung mit einer Veranstaltungs-Website im Corporate Design sicher. Nutzen Sie unser einfaches, integriertes Content-Bearbeitungstool mit innovativen Vorlagen, Drag & Drop-Elementen, anpassbaren Schriften und Farben – oder fügen Sie ein benutzerdefiniertes HTML, CSS oder Javascript hinzu, um Ihre Veranstaltung in jeder denkbaren Weise zu bewerben.
Azavista bietet Ihnen eine integrierte Echtzeitansicht Ihrer Teilnehmerliste sowie des Status der Registrierungen, die Sie einfach bearbeiten und in verschiedenen Formaten exportieren können. Durch die effiziente Verwaltung dieser Aspekte können Sie Aufgaben zielgerichtet ausführen und haben eine bessere Kontrolle über den Zutritt zu den verschiedenen Veranstaltungsaktivitäten.
Unser CRM-Modul ermöglicht es Ihnen, eine vollständige Historie von Teilnehmern und Organisationen aller vergangener und zukünftiger Veranstaltungen zu verwalten. Es ist vollständig an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassbar. Sie können dieses Modul auch für Kampagnen und Newsletter verwenden, die nicht mit einer Veranstaltung in Zusammenhang stehen. 
Unsere Networking & Event App ist nicht nur schnell und einfach einzurichten, sondern auch sehr leistungsstark und vollständig anpassbar für Ihr Unternehmens marketing. Verbessern Sie die Wirkung Ihrer Veranstaltungen mit dem besten mobilen Erlebnis, das Ihren Teilnehmern Netzwerkmöglichkeiten und Inhalte vor, während und nach der Veranstaltung bietet.
Ein wesentlicher Bestandteil eines persönlichen, hochwertigen Eventerlebnisses ist ein schnelles und reibungsloses Quick-Check-in-System. Die Teilnehmer werden automatisch eingecheckt, indem sie einen eindeutigen QR-Code scannen, der für ihre Tickets generiert wurde. Ein Teil dieser Lösung besteht darin, dass Badges automatisch erstellt und gedruckt werden – für einen Teilnehmer oder für die gesamte Gästeliste.
Erlauben Sie Ihren Ausstellern, wertvolle Informationen über die Teilnehmer zu sammeln, die ihren Stand besuchen, indem sie den QR-Code von ihrem Badge scannen. Die Aussteller haben direkten Zugang zu ihren neu gesammelten Leads, so dass sie sie außerhalb des offiziellen Messeprogramms zu Offsite-Abendessen und Netzwerkveranstaltungen einladen können.
Azavista sammelt Daten aus allen Bereichen des Eventplanungsprozesses, um Ihnen schnell verständliche Erkenntnisse zu liefern, die es Ihnen leicht machen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Überprüfen Sie den Status wichtiger Planungsvariablen, indem Sie sofortige Online-Berichte erstellen, Ihre Daten exportieren und mit anderen Teammitgliedern austauschen. Setzen Sie Trigger und Warnungen auch für andere wichtige Interessengruppen in Ihrem Unternehmen.
Veranstaltungsprogramme haben oft eine große Bandbreite an Dynamik, deshalb können Sie verschiedene Veranstaltungsaktivitäten wie Workshops, kleine Seminare, Meetings und vieles mehr innerhalb Ihrer Veranstaltung erstellen, verwalten und planen. Außerdem können Sie Echtzeit-Updates durchführen und den Teilnehmern die Möglichkeit geben, sich für ihre bevorzugten oder gewünschten Aktivitäten anzumelden.
Mit unserer Event-Ticketing-Lösung können Sie ganz einfach kostenpflichtige Veranstaltungen für Konferenzen, Schulungen und mehr organisieren. Mit diesem Modul können Sie auch andere Produkte als Teil des Warenkorbs für Ihren Kunden hinzufügen. Darüber hinaus unterstützen wir verschiedene Rabattcodes und mehrere Währungen. Es ist auch möglich, bestimmte Produkte einem bestimmten Publikum zu präsentieren, z.B. um Sponsorenpakete zu organisieren. Schließlich bieten wir volle Flexibilität für den Zahlungsabwickler mit dem Sie zusammenarbeiten möchten.
Unser Modul Hotel- und Zimmerbelegungs-Planungt eignet sich besonders für Veranstaltungen, bei denen Sie Hotel-Gruppenbuchungen für mehrtägige Veranstaltungen verwalten. Sie können die Zuordnung mit Pre- und Post-Nächten für mehrere Hotels individuell gestalten und Gruppen von 10 bis 2000 Zimmern verwalten. Die Teilnehmer können im Anmeldeformular ihr bevorzugtes Hotel sowie den Zimmertyp auswählen. Mit der Anmeldebestätigung aktualisieren unsere Systeme automatisch die Zimmerzuordnung, so dass Sie die Kontrolle über Ihre Verfügbarkeit behalten. Darüber hinaus gibt es auch eine Einstellung zur Aktivierung der Zimmerteilung, sollte dies die Unternehmensrichtlinie in Ihrem Unternehmen sein.
Unsere Software vereinfacht den Prozess der Verwaltung Ihrer eigenen Eventlieferanten, sowie die Beschaffung neuer Lieferanten für Ihre Veranstaltung und die Transparenz der Gesamtausgaben. Ob Veranstaltungsort, Catering, Hilfe oder etwas anderes – Sie können die beste Option wählen und haben gleichzeitig mehr Kontrolle über die Zeit, die Sie mit der Suche nach dem richtigen Lieferanten verbringen.
Mit unserem Reisemanagement-Modul ermöglicht Ihnen die Azavista-Plattform die Verwaltung von Reisen zu Ihrem Veranstaltungsort. Mit unserer Integration in Sabre, Amadeus und TravelPort Galileo können Sie die Reise Ihrer Teilnehmer aus Ihren verschiedenen internationalen Büros organisieren. Die synchronisierten Daten ermöglichen es Ihnen, Transfers und Logistik zu planen. Das Modul unterstützt Einzel- und Gruppenreisen. Und schließlich ermöglicht es Ihnen, Ihre Ausgaben für alle Flüge im Rahmen Ihrer Veranstaltung zu verfolgen.
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