Die 2020 Event Planning Checkliste, die tatsächlich funktioniert

Verwenden Sie diese Checkliste für die Veranstaltungsplanung als Ausgangspunkt für Ihre nächste Veranstaltung. Passen Sie es nach Bedarf an, je nachdem, wie groß oder klein Ihre Veranstaltung sein wird!

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Unabhängig davon, ob Sie mit der Planung der nächsten großen Konferenz, Sitzung oder kleineren Tagung Ihrer Organisation beschäftigt sind, müssen Sie die kleinsten Details im Auge behalten und sicherzustellen, dass nichts schief geht. Von der Vorplanung bis zur Durchführung der Veranstaltung werden Ihnen viele Aufgaben durch den Kopf gehen. Wenn Sie versuchen, alle diese Details im Kopf und nicht in einer Checkliste für die Veranstaltungsplanung zu behalten, werden Sie am Ende total gestresst und unorganisiert.

Eine Checkliste für die Veranstaltungsplanung hilft Ihnen, dass in jeder Phase Ihrer Veranstaltungsplanung nichts vergessen wird. Auch wenn nicht alle Veranstaltungen gleich sind, können Sie unsere unverzichtbare Checkliste für die Veranstaltungsplanung verwenden und sie an Ihre Bedürfnisse anpassen. So können Sie Stress abbauen und sicherstellen, dass vor, während oder nach dem großen Tag kein Detail ausgelassen wird.

Die Struktur dieser Checkliste ist sehr flexibel und spart viel Zeit. Wenn Sie beginnen, eine Veranstaltung zu planen, die in kürzerer Zeit durchgeführt werden muss, können Sie es immer noch schaffen! Und je früher Sie anfangen, desto besser!

Die ersten Schritte:

Dies sind die ersten Schritte, die Sie unternehmen müssen, sobald Sie grünes Licht für Ihre Veranstaltung bekommen haben:

1. Legen Sie die Ziele Ihrer Veranstaltung fest

  • Was ist der Zweck Ihrer Veranstaltung?
  • Was ist das Ziel Ihrer Veranstaltung? Wie werden Sie es messen?
  • Wie viele Personen sollen an der
  • Veranstaltung teilnehmen?

Tipp: Sparen Sie sich Zeit und Stress mit einer All-In-One Event Management Software.

 

2. Erstellen Sie Ihr Veranstaltungsbudget

  • Wie viele Anmeldungen erwarten Sie?
  • Wie hoch wird die Investition für die Teilnehmer sein?

Versuchen Sie, die Zahlen von vergangener Veranstaltungen als Anhaltspunkt zu verwenden.

3. Wählen Sie ein Datum

  • Wo und wann findet die Veranstaltung statt?

Überlegen Sie, ob das Datum in den Zeitplan der Teilnehmer passt.

4. Finden Sie einen Veranstaltungsort

  • Welcher Ort passt zu den Bedürfnissen Ihrer Veranstaltung?
  • Wie viele Personen erwarten Sie als Gastgeber für Ihre Veranstaltung?
  • Verfügt der Ort über die Infrastruktur, die Sie benötigen?

Stellen Sie sicher, dass Sie für jeden der potenziellen Veranstaltungsorte die notwendige Sondergenehmigungen, Lizenzen und Versicherungen haben.

 5. Definieren Sie Ihre Veranstaltung

  • Ist es eine Konferenz? Eine Veranstaltung vor Ort? Eine virtuelle Veranstaltung? Ein Seminar? Eine Party?
  • Erstellen Sie den Namen Ihrer Veranstaltung
  • Wählen Sie ein Thema

Überprüfen Sie Ihre Ziele und Ihr Publikum, bevor Sie den Namen und das Thema Ihrer Veranstaltung festlegen.

 6. Recherchieren Sie potenzielle Redner

  • Suchen Sie nach Rednern, die einen Mehrwert für Ihre Veranstaltung bieten
  • Stellen Sie eine Liste von idealen Rednern zusammen, die auf dem Thema Ihrer Veranstaltung basiert
  • Erreichen Sie sie mit einem überzeugenden Vorschlag

 7. Starten Sie Ihre Sponsorensuche

  • Bestimmen Sie, welche Art von Aktivierungen Sie anbieten möchten
  • Stellen Sie eine Liste potenzieller Sponsoren zusammen
  • Erstellen und senden Sie Ihren Sponsorenvorschlag

Sechs Monate vor der Veranstaltung

Nachdem Sie mit Ihrer Checkliste für die Veranstaltungsplanung die allgemeine Struktur haben, ist es an der Zeit, ein Budget zu erstellen und dieses mit den neuesten Kostenvoranschlägen und Angeboten auf dem neuesten Stand zu halten. Auf diese Weise werden Sie von nichts überrascht, und Sie erhalten ein klareres Bild von Ihren erwarteten Einnahmen.

8. Erstellen Sie ein Veranstaltungsbudget

Holen Sie sich Kostenvoranschläge für alle Dinge, die Sie für die Veranstaltung benötigen, damit Sie bestimmen können, wie groß Ihre Gesamtinvestition sein wird und ob noch einiges reduziert werden müss. Hier ist eine Liste mit einigen Ausgaben, die Sie eventuell in Betracht ziehen müssen:

  • Kosten für den Veranstaltungsort
  • Lebensmittel und Getränke
  • Ausrüstung
  • Reisekosten für Mitarbeiter
  • Versicherung
  • Gebühren für Referenten

9. Wählen Sie einen Veranstaltungsteam

  • Bestimmen Sie den/die Veranstaltungsleiter und den Deputy
  • Weisen Sie die Verantwortlichkeiten und Aufgaben für den Rest des Teams zu

10. Redner/Moderatoren/Unterhalter bestätigen

  • Sicherung der Redner und der Unterhaltung
  • Sammeln Sie Biographien für Ihre Website
  • Stellen Sie sicher, dass Sie im Vorfeld der Veranstaltung in Kontakt bleiben

11. Bestimmen Sie, ob Sie eine Lösung für die Veranstaltungstechnik benötigen

  • Suchen Sie nach technischen Lösungen für Ihre Veranstaltung
  • Planen Sie Demos und fordern Sie Angebote von potenziellen Anbietern an
  • Treffen Sie eine Auswahl und wählen Sie eine Lösung, die den Anforderungen Ihrer Veranstaltung entspricht

3 Monate vor der Veranstaltung

Nun, da Sie die grundlegenden Teile Ihrer Checkliste für die Veranstaltungsplanung ausgearbeitet haben, fangen Sie an, mit Veranstaltungspartnern, Rednern und Sponsoren zu kommunizieren und sich mit ihnen abzustimmen. Dies ist auch der Zeitpunkt mit der Werbung für Ihre Veranstaltung zu beginnen.

12. Organisieren Sie Ihre Finanzen

  • Wählen Sie Ihren Ticketing- und/oder Registrierungsanbieter
  • Schließen Sie ihre Sponsorenbeiträge ab
  • Legen Sie Ihre Ticketpreise fest

13. Erstellen Sie Ihre Website und Online-Registrierung

  • Erstellen Sie die Website und fügen Sie alle notwendigen Details hinzu
  • Richten Sie die Online-Registrierung ein
  • Überprüfen Sie, ob Ihre Website und Ihre Online-Registrierung ordnungsgemäß funktionieren

14. Beginnen Sie mit der Werbung für Ihre Veranstaltung

  • Nutzen Sie digitale Marketing-Instrumente für die Werbung von Ihrer Veranstaltung
  • Bieten Sie Frühbuchertickets an oder setzen Sie andere Verkaufstaktiken ein, um den Ticketverkauf anzukurbeln
  • Schreiben Sie überzeugende Blog-Beiträge über Ihre Veranstaltung

15. Finalisieren Sie Ihre Details zum Veranstaltungsort

  • Die audiovisuelle Ausrüstung
  • Überprüfen Sie die Sicherheitsbedürfnisse des Veranstaltungsort
  • Bestimmen Sie die Veranstaltungsbeschilderung und den Kommunikationsplan für die Teilnehmer

1-2 Monate vor der Veranstaltung

Sie sind bald da! In dieser Phase werden Sie mehr Zeit mit der Arbeit und der Fertigstellung aller Details Ihrer Checkliste für die Veranstaltungsplanung verbringen. Denken Sie daran, ständig mit Ihren Veranstaltungspartnern in Kontakt zu sein, damit sie keine Details vergessen, die in der Anfangsphase besprochen wurden.

Hier sind einige wichtige Aktivitäten, die 1-2 Monate vor Ihrer Veranstaltung durchgeführt werden sollten:

16. Senden Sie Erinnerungen

  • Follow-up-E-Mails
  • Teilnehmer Genehmigungen
  • Registrierungsbestätigungen

17. Führen Sie Ihren Werbeplan weiter aus

  • Über soziale Medienkanäle
  • Auf Ihrem Website-Blog
  • Über E-Mail-Marketing
  • Über bezahlte Werbung

Vergessen Sie auch nicht…

  • Stellen Sie Ihren Veranstaltungsplan und Ihre Skripte fertig
  • Bestätigen Sie Details mit Medienteilnehmern
  • Informieren Sie die Sponsoren über die neuesten Informationen

Tipp: Azavista’s E-Mail-Marketing-Lösung ermöglicht es Ihnen, die richtigen Kontakte anzusprechen und zu kontaktieren, Erinnerungen zu versenden und effektive E-Mail-Kampagnen durchzuführen.

1 Woche vor der Veranstaltung

Eine Woche vor Ihrer Veranstaltung sollte der Großteil Ihrer Checkliste abgehakt werden, so dass Sie sich auf die letzten Details konzentrieren können. Hier ist, was Sie ganz oben auf Ihrer To-Do-Liste haben sollten:

  • Überprüfen Sie den Aufbau, der Verlauf und den Abbau der Veranstaltungsausrüstung
    Führen Sie eine letzte Überprüfung des Registrierungsprozesses durch, mit Namensschilder und Registrierungsliste
    Prüfen Sie, ob das Wi-Fi am Veranstaltungsort ordnungsgemäß funktioniert
    Teilen Sie die Aufgaben am Veranstaltungstag an Mitarbeiter und/oder Freiwillige

1 Tag vor der Veranstaltung

Sie haben es fast geschafft! Hier sind die letzten Details:

  • Bestätigen Sie die Medienpräsenz
  • Stellen Sie sicher, dass die A/V-Ausrüstung eingerichtet ist und einwandfrei funktioniert
  • Überprüfen Sie, ob die Registrierung-Desks und die Namensschilder eingerichtet sind

Veranstaltungstag

Der große Tag ist gekommen! Alle die harte Arbeit, die Sie in den vergangenen Monaten geleistet haben, wird endlich zum Leben erweckt. Hier ist, was Sie bei Ihrer Checkliste für den letzten Tag beachten müssen:

18. Wenn Sie ankommen

  • Kommen Sie früher für einen Check-up am Veranstaltungsort
  • Begrüßen Sie die Event-Crew
  • Beantworten Sie alle Fragen von Sponsoren
  • Testen Sie die Tonausrüstung und führen Sie eine letzte audio/visuelle Prüfung durch

19. Während des Tages

  • Unterstützen Sie die Sponsoren, Rednern und andere Teams
  • Begrüßen Sie Anwesende, besondere Gäste und/oder VIPs
  • Veröffentlichen Sie die Neuigkeiten über der Veranstaltung auf Social Media

20. Follow-up nach der Veranstaltung

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es geschafft! Die Veranstaltung ist vorbei, und Sie haben den größten Teil Ihrer Checkliste für die Veranstaltungsplanung ausgefüllt… aber damit ist sie noch nicht zu Ende. Dies sind einige letzte Punkte, die nach der Veranstaltung abgehakt werden müssen:

  • Senden Sie nach der Veranstaltung Umfragen an Teilnehmer, Mitarbeiter und Interessenvertreter.
  • Analysieren Sie, was funktioniert hat und listen Sie die Verbesserungen auf, die gemacht werden können.
  • Bedanken Sie sich bei allen, die mitgeholfen haben (Referenten, Freiwillige, Team vor Ort)
  • Stellen Sie Ihr Veranstaltungsbudget fertig (Rechnungen einsammeln und bezahlen)
  • Führen Sie Berichte aus, um die von Ihrer Veranstaltungstechnik gesammelten Daten zu analysieren und zu messen
  • Setzen Sie den Veranstaltungsrummel und die Gespräche in Ihren sozialen Medienkanälen fort

Jetzt sind Sie von Anfang bis Ende mit dieser Checkliste zur Veranstaltungsplanung ausgestattet!

Bereit für Ihre nächste Veranstaltung?

Azavista hat viel Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen. Wir empfehlen Ihnen, diese Checkliste als Leitfaden zu verwenden, während Sie alle zusätzlichen Bedürfnisse Ihrer Veranstaltung zu Ihrer eigenen Liste hinzufügen. Eine großartige Möglichkeit, Ihre Planungszwecke genau zu verfolgen, ist der Einsatz von Veranstaltungstechnik. Unsere erneuerte 3.0-Plattform bietet alles für moderne Veranstaltungsplaner, die mit engen Fristen und einem datengesteuerten Ansatz arbeiten.

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