Da die Nachfrage nach Veranstaltungspersonal wächst, wird die Notwendigkeit, diese Mitarbeiter optimal zu finden und zu organisieren, immer wichtiger. Die Planer brauchen Veranstaltungspersonal für Veranstaltunge aller Art, wie z.B Firmenkongresse, Spendenaktionen, Konferenzen oder interne Veranstaltungen. Die Veranstaltungsplanung ist nichts für schwache Nerven, aber um es Ihnen leichter zu machen, haben wir die wichtigsten Tipps zusammengestellt,
6 Tipps, die Sie bei der Organisation Ihres Veranstaltungspersonals berücksichtigen sollten
Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wo und zu welcher Zeit er sich melden muss. Berücksichtigen Sie, wenn sich jemand verspätet oder am Tag der Verspätung nicht erscheint, und stellen Sie sicher, dass Sie dem Personal genau sagen, wo sie im Gebäude sein müssen.
Stellen Sie sich vor, dass diese Zeitpläne an Grundschulkinder gehen, und gehen Sie mit den Anweisungen darüber hinaus, damit nichts missverstanden wird. Die Veranstaltungen sind in der Regel chaotisch und deswegen ist es also kein Raum für Missverständnisse bei der Terminplanung.
Informieren Sie sich über die länderspezifischen Arbeitsgesetze. Da es sich bei Veranstaltungen in der Regel um sehr lange Arbeitstage handelt, müssen Sie bei manchen Veranstaltungen Überstunden bezahlen oder besondere Unterschriften und Genehmigungen für Personen unter 18 Jahren einholen.
Ständig kommunizieren
Erstellen Sie einen Gruppentext, Chat oder E-Mail-Thread, auf den jeder Zugriff hat. Erwägen Sie die Implementierung von mehr als einem Thread aufgrund des Risikos von Fehlschlägen wie z.B. der Zugriff von E-Mail Adressen. Erstellen Sie auch einen Telefonbaum für den Fall, dass wichtige Ankündigungen gemacht werden müssen. Diese Maßnahmen stellen sicher, dass die Mitarbeiter keine Entschuldigungen für fehlende Informationen haben.
Ständige Kommunikation lässt weniger Raum für Interpretationen. Da Ereignisse detailorientiert sind, kann ein Fehler einen Domino-Effekt verursachen. Auch wenn Sie das Gefühl haben, das Veranstaltungspersonal zu stören, kommunizieren Sie weiter. Der Einsatz von Projektmanagement-Tools kann Ihrem Team dabei helfen, seine Arbeitsaufgaben zu identifizieren und die Ziele zu erreichen. Je klarer und prägnanter die Informationen für alle sind, desto reibungsloser verläuft die Veranstaltung.
Organisieren Sie ein Onboarding-Meeting
Weil die Leute oft E-Mails oder Texte nur schnell überfliegen, organisieren Sie ein Onboarding-Meeting und machen Sie eine Art Generalprobe. Dies ist das Treffen, bei dem Sie zum Beispiel besprechen, was sie tragen sollten.
Wenn möglich, sollte dieses Treffen am Veranstaltungsort selbst stattfinden, damit die Leute schon vor dem Veranstaltungstag lernen, wie sie zum Veranstaltungsort ankommen können.
Halten Sie dann am Tag der Veranstaltung eine Präsentation über Etikette, Rollen und Verantwortlichkeiten. Lassen Sie die Leute von dort aus zu ihren Stationen gehen und die Veranstaltung kurz durchgehen.
Am Ende des Treffens geben Sie den Leuten eine Liste mit Dingen, an die sie sich am Tag der Veranstaltung erinnern müssen. Notieren Sie ihre spezifische Schichtzeit in diesem Dokument.
Stellen Sie sicher, dass die Leute an den richtigen Positionen sind.
Bestimmen Sie einen oder mehrere Teamleiter, so dass Sie einen Teil der Leitung an sie delegieren können. Die Teamleiter sollen erfahrene Veranstaltungsmitarbeiter mit intensiverer Kenntnis der Veranstaltungsdetails sein und sie werden für die Leistung des Teammitglieds sorgen.
Achten Sie auch bei der Einstellung von Veranstaltungspersonal darauf, dass Sie die Mitarbeiter dort einsetzen, wo sie sich wohl fühlen. Selbst wenn Sie unterbesetzt sind, kann es zu einer Menge von Problemen führen, wenn Sie jemanden in eine ungewohnte Rolle versetzen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter an die richtige Stelle einsetzen, können Sie sich auf das Gesamtbild konzentrieren.
Verwenden Sie automatisierte Plattformen
Wenn es das Budget erlaubt, erwägen Sie den Einsatz der Software für Veranstaltungsplanung. Software für die Veranstaltungsplanung hilft bei der Verwaltung von allem, von der Entwicklung eines Zeitplans bis zur Zuweisung von Mitarbeiterressourcen.
Die Verwendung jeder Art von Software trägt dazu bei, den Prozess der Veranstaltungsplanung nahtloser zu gestalten und alle Details an einem Ort zu haben, nicht unstrukturiert in Ihrem E-Mail Postfach.
Halten Sie ein Abschlusstreffen ab
Auch wenn Veranstaltungen für die meisten Menschen einen sehr langen Tag bedeuten, ist die Abhaltung eines Treffens nach der Veranstaltung eine gute Möglichkeit, Erkenntnisse über den Gesamtverlauf der Veranstaltung zu gewinnen.
Wenn es sich um eine größere Veranstaltung handelt, werden Sie nicht über jeden einzelnen Problem Bescheid wissen. Es ist aber wichtig dies zu wissen, damit Sie nicht unvorbereitet sind, wenn Ihr Kunde nach der Veranstaltung zurückkommt und Ihnen von einer bestimmten Situation erzählt.
Danken Sie abschließend den Mitarbeitern der Veranstaltung für die harte Arbeit, die sie geleistet haben, um die Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen. Ohne Ihr Veranstaltungspersonal gäbe es nichts. Ihre Zusammenarbeit und ihr Fokus zum Detail sind es, die aus einer guten Veranstaltung eine großartige machen können.
Für das Schlimmste planen, auf das Beste hoffen
Mit diesen sechs Tipps zur Organisation von Veranstaltungspersonal können Sie sich wohler fühlen, da Ihre Veranstaltung, Party oder Konferenz reibungslos ablaufen werden.
