Wie verteilte Teams ihre Mitarbeiter beschäftigt halten können

In der heutigen hektischen Umgebung ist es wichtig, dass Unternehmen alles in ihrer Macht Stehende tun, um einen ansprechenden Arbeitsplatz zu schaffen, der den Mitarbeitern unabhängig von ihrem Standort eine positive Kultur vermittelt.

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In der heutigen hektischen Umgebung ist es für Unternehmen wichtig, einen ansprechenden Arbeitsplatz zu schaffen, der eine positive Kultur für die Mitarbeiter fördert, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Obwohl viele Unternehmen im Laufe der Jahre auf die Fernarbeit umgestiegen sind, haben sie dies bisher nicht alle vollständig umgesetzt. Bei all den Veränderungen, die wir in den letzten Monaten erlebt haben, mussten die Unternehmen die Fernarbeit in einem noch nie dagewesenen Tempo beschleunigen, was sie gezwungen hat, sich an neue Umstände anzupassen und ihre Organisationsstrategie und -kultur zu überdenken. Unter diesen Aspekten wurden viele Bedenken in Bezug auf das Thema Mitarbeiterengagement für verteilte Teams geäußert.

Selbst unter normalen Umständen ist es für jedes Unternehmen sowohl eine Herausforderung als auch eine Priorität, die Mitarbeiter engagiert zu halten. Sie können sich also vorstellen, wie komplex und schwer die Situation geworden ist, jetzt, wenn die meisten Unternehmen unvorbereitet ihre Mitarbeiter verteilt arbeiten lassen.

In Azavista haben wir den Vorteil, dass der Großteil des Teams seit mehr als zwei Jahren vollständig verteilt arbeitet. Also diese plötzliche Veränderung stellte kein unerforschtes Gebiet dar. Deswegen wissen wir schon längst wie positives Mitarbeiterengagement die Produktivität und Leistung des Unternehmens verbessern kann. Wenn es im Unternehmen eine großartige Kultur gibt, wird sich Ihr Team stärker einbezogen und engagiert fühlen, und das hilft, die Gesamtproduktivität zu steigern.

Abgesehen davon ist es sehr wichtig zu sagen, dass das Mitarbeiterengagement etwas ist, das über die Teilnahme an Besprechungen, die Reaktionsfähigkeit von E-Mails oder die Interaktion zwischen Mitarbeitern hinausgeht. Wie können Sie dies also verbessern? Um Ihnen zu helfen, haben wir eine Liste mit 5 Möglichkeiten (die tatsächlich funktionieren) zusammengestellt, wie Sie das Mitarbeiterengagement erhöhen können. Mit diesem Leitfaden können Sie mehr darüber erfahren:

  • Kommunikationskanäle & die Bedeutung von nicht arbeitsbezogene Chat-Foren
  • Wie Sie Ihre Feedback-Momente strukturell erhöhen können
  • Wie Sie Ihr Team trainieren und entwickeln können, ohne es zu langweilen
  • Wie man Gamifizierung zur Verbesserung des Engagements nutzen kann
  • Ideen zur Teambildung für verteilte Teams

Bevor wir weitermachen, halten wir es für wichtig zu erklären, warum wir den Begriff „verteilt“ anstelle von „remote“ verwenden.

Warum ein verteiltes Team?

Ein verteiltes Team ist ein Team, das über verschiedene Städte und Zeitzonen rund um den Globus verteilt ist. Wenn Sie also für ein Unternehmen arbeiten, in dem die meisten Menschen, mit denen Sie interagieren, nicht in der Nähe voneinander sind, befinden Sie sich in einem verteilten Team. Auf der anderen Seite wird der Begriff „remote“ verwendet, um Teams zu beschreiben, in denen sich die Mehrheit der Mitarbeiter im selben Land bzw. Büro befindet und eine Minderheit als verteiltes Team irgendwo anders arbeitet. Nehmen wir also an, Sie arbeiten für ein Unternehmen aus der Ferne, aber der Rest Ihres Teams geht immer noch in dasselbe Büro und lebt im selben Land – das bedeutet, dass Sie sich nicht in einem verteilten Team befinden.

Abgesehen von dem Unterschied zwischen diesen beiden Begriffen wollen wir auch hervorheben, dass die Konnotation „fern“ normalerweise „entfernt“ bedeutet oder dass sie nur sehr wenig Verbindung oder Beziehung zu etwas haben. Eine verteilte Organisation zu sein, bedeutet etwas ganz Gegenteiliges. Dieselbe Art von Basis und denselben Zugang zu Informationen, was ihnen eher ein Gemeinschaftsgefühl verleiht – überall auf der Welt, aber nicht in einer entfernten Weise.

Being a distributed organization means something quite opposite because we have the same kind of footing, access, and approach to information, which gives it more of a communal feel – located all over the world, but not in a remote/distant way. 

Bei Azavista achten wir darauf, dies den Mitarbeitern und sogar den Kandidaten während des Einstellungsverfahrens zu vermitteln, um sehr deutlich zu machen, dass das Management sie als gleichwertige Teile des Puzzles betrachtet. Dies wiederum wirkt sich auf das Zugehörigkeitsgefühl und die Loyalität der Mitarbeiter zum Unternehmen aus.

"Überall auf der Welt zu sein, aber nicht weit entfernt"
The Azavista Team

5 Möglichkeiten, Ihre Mitarbeiter mit budget freundlichen Optionen einzubinden

  • Regelmäßig kommunizieren

Wir können gar nicht genug betonen, wie wichtig eine gute Kommunikation mit Ihrem verteilten Team ist. Dies ist ein wesentlicher Faktor, auf den Sie sich konzentrieren müssen, wenn Sie Ihre Mitarbeiter engagiert halten wollen. Dazu gehört mehr als einfach zu reden. Wenn Sie mit Ihrem Team kommunizieren, müssen Sie ihnen das Gefühl geben, dass sie ein integraler Bestandteil Ihres Unternehmens sind und dass ihre Arbeit zählt. Aus diesem Grund ist es entscheidend, eine Umgebung zu schaffen, die eine offene und ehrliche Kommunikation zwischen jedem einzelnen Ihrer Mitglieder fördert.

Denken Sie daran, dass sich Ihre Mitarbeiter manchmal ungebunden und entfremdet fühlen könnten, wenn sie nicht physisch in einem Büro anwesend sind. Stellen Sie also sicher, dass Sie regelmäßig bei ihnen vorbeischauen. Sie können sie zur Teilnahme an Videoanrufen ermutigen, so dass sich die Kommunikation natürlicher und unmittelbarer anfühlt. Es gibt viele Hilfsmittel auf dem Markt, die Ihnen dies erleichtern! Probieren Sie mit Ihrem Team verschiedene Optionen aus, bis Sie die perfekte Lösung finden. Dieses Tool sollte den Austausch von Nachrichten zwischen den Mitarbeitern erleichtern, damit sie unter anderem Ideen austauschen, Material versenden und schnell telefonieren können.

Bedenken Sie auch, dass nicht jede Kommunikation mit Ihrem Team arbeitsfokussiert sein muss. In Azavista erleichtern wir in Slack die Kommunikation über informelle Kanäle (neben unseren alltäglichen operativen Kanälen). Dadurch kann unser Team interagieren, ohne dem Druck ausgesetzt zu sein, eine formellere Kommunikation aufrechterhalten zu müssen. Zu diesem Zweck haben wir in Slack einen Kanal namens #watercooler eingerichtet, in dem jeder eingeladen ist, unter anderem Bilder oder sein Leben, interessante und/oder lustige Geschichten auszutauschen.

  • Richtlinien für die Teilnahme an virtuellen Treffen und die Wahl des geeigneten Kommunikationskanals für verschiedene Umstände (z.B. wann eine
  • E-Mail und wann eine Chat-Nachricht zu senden ist) sind in einem internen Handbuchartikel.
  • Rotieren Sie die Zeiten für Team- und unternehmensweite Besprechungen, um denjenigen in verschiedenen Zeitzonen entgegenzukommen
  • Ermutigen Sie zu informellen Kontakten
  • Häufiges Feedback geben

Durch kontinuierliches Feedback können Sie wirklich eine Verbindung zu Ihrem verteilten Team herstellen. Auf diese Weise fördern Sie nicht nur die Zusammenarbeit und Kommunikation, aber es ist auch eine Chance, voneinander zu lernen. Ihr Mitarbeiter wird gern wissen, was Ihrer Meinung nach gut oder nicht gut funktioniert hat. Während Ihrer Feedback-Sitzung sollten Sie sich auch die Zeit nehmen, individuelle und kollektive Erfolge zu feiern. Dies ist ein sehr wichtiger Aspekt, den Sie in Ihre Gespräche einbeziehen sollten, wenn Sie Ihr Team in seinem A-Spiel haben wollen.

Wenn Sie feststellen, dass jemand in letzter Zeit nicht seine besten Ergebnisse gezeigt hat und dadurch seine Produktivität vermindert wurde, können Sie ein Feedback-Gespräch einplanen. Dabei können Sie nicht nur die Gründe für diese Situation untersuchen, sondern auch Wege finden, wie Sie Ihrem Teammitglied helfen und es wieder auf den richtigen Weg bringen können. Denken Sie daran, dass Sie sich nicht physisch am selben Ort wie Ihr Team befinden, so dass es schwieriger ist, zu bemerken, wenn etwas nicht stimmt. Warten Sie mit diesem Gespräch nicht bis zur letzten Minute, sondern geben Sie häufiger Feedback.

In Azavista machen wir alle zwei Wochen ein 1:1-Gespräch, bei dem wir unseren Manager über unsere Ziele und wichtigsten Ergebnisse auf dem Laufenden halten, unsere Fortschritte auf den neuesten Stand bringen und unter anderem über Hindernisse (falls es solche gibt) sprechen. Wir erhalten auch Rückmeldungen über unsere Arbeit und planen Aifgaben, die wir als nächstes tun werden. 

Für diese Art von Anrufen können Sie zum Beispiel Tools wie Google Hangouts verwenden. Es ist kostenlos und funktioniert gut, auch wenn Sie Ihren Bildschirm freigeben möchten, um zu zeigen, woran Sie gearbeitet haben.

how to keep your distributed team engaged
  • Wie Sie Ihr verteiltes Team beschäftigen können
  • Machen Sie die 1:1-Feedback-Sitzungen zu einem Teil Ihrer Routine – z.B. zweiwöchentlich, monatlich…
  • Nehmen Sie sich Zeit, Erfolge anzuerkennen und zu feiern
  • Ziele klären, auch wenn man denkt, alles sei schon kristallklar
  • Ausbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten anbieten

Stellen Sie sicher, dass Sie Lernmöglichkeiten anbieten, die das Wissen Ihres Teams bereichern können. Nutzen Sie aufgenommene Schulungen, um den Einarbeitungsprozess Ihrer neuen Mitarbeiter zu erleichtern. Sie fühlen sich weniger entfremdet und sind besser für die Bewältigung ihrer alltäglichen Aufgaben gerüstet. Dadurch können Sie auch wichtige Informationen über das Unternehmen, wie z.B. Richtlinien und Verfahren, vermitteln.

Entwicklungsmöglichkeiten sind ebenfalls ein wichtiger Faktor der Talente an das Unternehmen zu binden. In diesem Sinne sollten Ihnen einige berufliche Aufstiegsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Glücklicherweise sind online viele Optionen verfügbar! Bevor Sie entscheiden, welche Fortbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten Sie Ihren Mitarbeitern anbieten, fragen Sie sie zunächst, was ihre Bedürfnisse und Wünsche sind. So können Sie sich ein besseres Bild davon machen, welche Wissenslücken und Fähigkeiten im Vordergrund stehen.

Es gibt zwar viele Plattformen auf dem Markt, um das Lernen und die Entwicklung von Mitarbeitern zu fördern, aber Sie können auch klein anfangen und am Wissensaustausch innerhalb Ihres Unternehmens arbeiten. Wenn Sie zum Beispiel bemerken, dass Ihr Team mit der Einschätzung von Zeitvorgaben und der Lieferung von Ergebnissen Schwierigkeiten hat, geben Sie einem Mitarbeiter, der Erfahrung mit Projektmanagement hat, Raum, um in einem Workshop einige Tipps und Tricks mit anderen zu teilen. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Bildschirmfreigabe, um die Ideen in Ihrem Workshop zu präsentieren. Zusätzlich gibt es interaktive Optionen, die Sie nutzen könnten, um Ihre virtuelle Dynamik interessanter zu gestalten. Wir verwenden unsere Engagement App, um interaktive Elemente in unsere Teamsitzungen zu integrieren, was sie angenehmer und dynamischer macht. Mit Funktionen wie Instant Messaging, Frage-und-Antwort-Sitzungen und Umfragen bietet unser Team eine der besten immersiven Online-Erfahrungen auf dem Markt!

  • Erstellen Sie Schulungsvideos über die wesentlichen Instrumenten, die Ihre neuen Mitarbeiter verwenden werden
  • Nutzen Sie kostenlose Inhalte, die bereits online verfügbar sind – Kurse, Videos und Artikel
  • Teilen Sie Ihr Wissen intern
  • Lassen Sie Ihre Teammitglieder Lehrer werden
  • Gamifizierungstaktiken anwenden

Gamifizierung ist heutzutage für viele Unternehmen ein recht relevantes Thema in ihrer externen und internen Kommunikation. Das liegt daran, dass der Einsatz von Gamified-Techniken innerhalb eines Unternehmens dazu beitragen kann, die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter zu steigern. Um diese Elemente effektiv anzuwenden, müssen Sie zunächst verstehen, was Ihre Mitarbeiter antreibt und motiviert, so dass Sie die richtigen Anreize und Belohnungssysteme, die sie begeistern, schaffen können.

Durch den Einsatz von positivem Feedback wie Sammelung von Punkten, Abzeichen, Belohnungen, Progression Grafen können Sie die Motivation Ihres Teams aufbauen und sein Engagement erhöhen, insbesondere wenn diese verteilt werden. Einige unterhaltsame Spielideen könnten u.a. Folgendes beinhalten: Wettbewerbe zwischen Teams schaffen, eine Spieldynamik in Gang setzen, die das Team auch nach Feierabend durchführen kann, Mitarbeiter nach dem Zufallsprinzip für virtuelle Kaffee-Chats zusammenbringen.

In Azavista haben wir schon seit einiger Zeit „Donut-Chats“ eingeführt. Bei dieser Aktivität werden zwei Mitarbeiter nach dem Zufallsprinzip für eine virtuelle 1:1 Kaffeepause ausgewählt. Die Personen, die für diesen Anruf ausgewählt werden, müssen die Uhrzeit und das Datum miteinander abstimmen. Wir verwenden den Donut Slack Bot für die Paarung, aber wenn Sie nicht Slack oder eine ähnliche Plattform verwenden, die dies ermöglicht, können Sie Ihre Paarungen auch in einer einfachen Tabellenkalkulation verfolgen. Während dieser Aktivität haben wir 30 Minuten lang die Möglichkeit, mit einem anderen Teammitglied zu interagieren. Unsere Donut-Chats sind nicht dazu gedacht, über arbeitsbezogene Themen zu sprechen. Wir nutzen diese Gelegenheit, um uns gegenseitig besser kennen zu lernen und eine noch bessere Beziehung aufzubauen, insbesondere mit Teammitgliedern, mit denen wir normalerweise nicht viele Gelegenheiten zur Interaktion haben.

  • Finden Sie Verhaltensweisen, die Sie fördern wollen (z.B. die interne Kommunikation verstärken)
  • Den Zweck Ihrer spielerischen Aktivitäten klar kommunizieren
  • Hören Sie auf das Feedback der Mitarbeiter und passen Sie es bei Bedarf den
  • Teambildungsaktivitäten an

Virtuelle Teambildungsaktivitäten sind unglaublich wichtig. Wenn sie verteilt sind, gibt es nicht so viele unbeabsichtigte, informelle Interaktionen, die bei Mitarbeitern, die außerhalb eines Büros arbeiten, das Gefühl der Einsamkeit verstärken können. Verringern Sie die Distanz, indem Sie Ihr Team zur Teilnahme an diesen Aktivitäten befähigen und ermutigen, so dass alle mehr voneinander lernen und stärkere Verbindungen innerhalb des Unternehmens aufbauen können.

Um virtuelle Teambildungsaktivitäten erfolgreich umzusetzen, müssen Sie sorgfältig über Spiele und Übungen nachdenken, die mehr menschliche Interaktion in die virtuelle Arbeit einbringen können. Abhängig von der Art der Aktivität, die Sie wählen, müssen Sie sicherstellen, dass sie Ihrem Team Spaß macht, sie zur Zusammenarbeit herausfordern! Hier sind einige Aktivitäten, mit denen Sie Ihr virtuelles Team einander näher bringen können: Ratespiel, Bildaustausch, zwei Wahrheiten und eine Lüge, virtueller Buchklub und andere.

Wir führen diese Arten von Teambildungsaktivitäten nach unserem All-Hands-Meeting durch und sicherzustellen, dass jeder im Team daran teilnimmt. Dass wir nach einem langen Treffen eine Dynamik einsetzen, die Spaß macht, versuchen wir, das Team dazu zu bringen, sich zu entspannen und die Aktivität zu genießen. Insgesamt haben die Spiele und Übungen, die wir durchgeführt haben, großen Anklang gefunden und werden im Team gut angenommen. Einige haben sogar intensive Brainstorming-Sitzungen ausgelöst, die für unser Unternehmen nützlich sind. Helfen Sie Ihrem Team, sich zusammenzuschließen und mehr Übung im gemeinsamen Bewältigen von Herausforderungen auf unterhaltsame Weise zu bekommen. Sie werden vielleicht überrascht sein, wie viel von diesen Erfahrungen in Ihrem Unternehmen umgesetzt wird!

  •  Verwenden Sie ein Tool zur gemeinsamen Bildschirmnutzung und arbeiten Sie visuell mit den Teammitgliedern zusammen.
  • Schätzen Sie zuerst die Bedürfnisse Ihres Teams ein, und entwickeln Sie dann eine zielgerichtete Aktivität, um diese Bedürfnisse zu erfüllen.
  • Nutzen Sie unternehmensweite Meetings, um die Bindung zwischen Ihren Mitarbeitern zu stärken.

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