Sie müssen nicht nur die Termine einhalten, sondern auch das Budget, die Ressourcen und die Teammitglieder im Auge behalten. Und dies für jedes bevorstehende Konzert, Sportereignis, jede Branchenkonferenz oder jedes Festival, das in ihrem Arbeitsplan vorgesehen ist.
Das klingt nach einer harten und überwältigenden Aufgabe für eine Person, nicht wahr? Nun, die Wahrheit ist, dass ein Veranstaltungsplaner auch auf Teamarbeit, gute Kommunikation und eine ganze Menge Projektmanagement angewiesen ist, um dies zu bewerkstelligen.
Wenn man darüber nachdenkt, können alle Veranstaltungen als große (oder kleine) Projekte betrachtet werden. Projekte haben ein Startdatum, ein Enddatum und sie brauchen die Koordination zwischen mehreren Personen, um erfolgreich zu sein… Das klingt doch wie eine Veranstaltung!
Die Veranstaltungsplaner haben die ganze Projekte verwaltet, und deshalb sind sie in der Lage, Prozesse der Organisation von Aufgaben und Personen zu vereinfachen. Aber genau wie Projektmanager können sie auch mit Problemen bei der Planung und Verwaltung von Veranstaltungen konfrontiert werden. Hier ist eine Liste der häufigsten Herausforderungen, mit denen Veranstaltungsplaner oft kämpfen können:
Herausforderung #1: Überschreitung der Ausgaben
Jeder Veranstaltungsplaner hat sich irgendwann bei der Arbeit an einer Veranstaltung dieser Herausforderung gestellt. Häufig kommt es vor, dass man zu viel ausgibt oder herausfindet, dass das Geld nicht ausreicht, um das Projekt abzuschließen. Wenn Sie einmal an diesem Punkt angelangt sind, ist es zu spät und es gibt kein Zurück mehr.
Es ist sehr wichtig ein Budget aufstellen und entscheiden, wo und wie Sie die Mittel ausgeben wollen, sobald Sie mit der Planung des Projekts beginnen. Sie können das Veranstaltungsmaterial recherchieren und die geschätzten Kosten dokumentieren, um ein endgültiges Budget zu erhalten. Vergessen Sie nicht, zusätzliche Kosten für eventuelle Probleme in Betracht zu ziehen, auf die Sie unterwegs stoßen könnten.
TIPP: Eine gute Möglichkeit, mit dem Budget auf Kurs zu bleiben, ist die Registrierung aller Ausgaben für die Veranstaltung in einem Online-Tool. So können Sie nicht nur alle Ausgaben im Griff behalten, sondern auch die Prozesse der Beschaffung und des Umgangs mit Lieferanten vereinfachen. Auf diese Weise können Sie genaue Vorhersagen darüber treffen, wie die tatsächlichen Kosten aussehen werden.
Herausforderung #2: Unrealistische Fristen und fehlende Meilensteine
Bevor Sie ein neues Projekt beginnen, müssen Sie Fristen setzen, die das Team auf dem Weg dorthin einhalten müssen. Wenn diese Fristen und Meilensteine nicht richtig festgelegt werden, ist es sehr wahrscheinlich, dass sie versäumt werden und ernsthafte Probleme verursachen. Zum Beispiel kann das Verpassen eines Termins dazu führen, dass Sie den Veranstaltungsort verlieren, weil die Reservierungszahlung nicht rechtzeitig erfolgt wurde.
Dadurch kann eine Veranstaltung zum Erfolg oder Misserfolg werden, also Sie können nicht riskieren, unrealistische Termine oder Meilensteine zu haben, die Sie nicht erreichen können. Die harten Deadlines bringen mehr Druck auf den Tisch, da sie das Ereignis stark beeinträchtigen würden, wenn sie nicht erreicht würden. Auf der anderen Seite schaffen die weichen Deadlines eine sanfte Landung für eine Aufgabe, da es keine großen Auswirkungen hat, wenn sie nicht rechtzeitig abgeschlossen wird.
TIPP: Mit einer Aufgaben- und Projektmanagementlösung können Sie Ihr Projekt planen und Ihren Zeitplan im Griff haben. In Azavista können Sie ein einziges Dashboard verwenden, um die Zeit Ihres Teams zu verwalten, um die Aktivitäten Ihrer Kollegen zu verfolgen, oder um sicherzustellen, dass es nicht noch mehr verzögerte Aufgaben gibt! Das Tool ermöglicht Ihnen auch die Vorhersage realistischer Termine anhand von historischen Daten aus früheren Ereignissen zu haben.
Herausforderung #3: Schlechte Kommunikation
Ein Veranstaltungsplaner muss bei der Planung und Durchführung einer Veranstaltung in der Regel mit so vielen Personen zusammenarbeiten (Redner, Sponsoren, Verkäufer), dass leicht ein zuvor besprochenes Detail vergessen werden kann. Dies kann zu Verwirrung und unnötigen Folge-E-Mails führen.
Jetzt wissen Sie, warum eine offene Kommunikation zwischen allen beteiligten Parteien für jeden Veranstaltungsplaner von grundlegender Bedeutung ist! Tatsächlich verfügen die meisten Projektmanagement-Tools über ein eigenes integriertes Kommunikationssystem, mit dem Sie jedes Mal, wenn ein Termin näher rückt, Folgemeldungen und Erinnerungen automatisieren können.
TIPP: Um den gesamten Planungsprozess und die Kommunikation zu rationalisieren, sollte das Projektmanagement-Tool ihnen ermöglichen, Genehmigungsanträge schnell zu versenden und den Status dieser Anträge von derselben Oberfläche aus zu verfolgen.
Herausforderung #4: Nicht auf die Risiken vorbereitet zu sein
Genau wie beim Projektmanagement können sich die Dinge während der Durchführung der Veranstaltung in letzter Minute ändern. Jeder muss sich dann schnell anpassen. Von Last-Minute-Absagen bis zum Rückzug von Sponsoren oder finanziellen Schwierigkeiten – all dies sind Risiken, die jeder Art von Veranstaltung bringen kann.
Die beste Vorgehensweise zur Bewältigung dieser Probleme besteht darin, im Voraus einen Notfallplan zu erstellen, um Einschränkungen und potenzielle Risiken vorherzusehen. Zunächst müssen Sie diese Risiken identifizieren, damit Sie später herausfinden können, wie wahrscheinlich und wie schwerwiegend sie sein könnten. Dann werden Sie in der Lage sein, Prioritäten zu setzen und Strategien zur Bewältigung dieser Risiken vorzubereiten.
TIPP: Es ist gut, ein Tool für einen bestimmten Zweck zu haben, wie z.B. die Verfolgung Ihrer Veranstaltungen, die Einrichtung von Zahlungen & Ticketing, oder die Erstellung einer Veranstaltungs-App. Dies ist jedoch zeitaufwendig, , um alles zu erledigen, da Sie zwischen den Tools wechseln müssen. Mit einer oder zwei integrierten Lösungen können Sie Ihre Prozesse optimieren und Zeit sparen, insbesondere wenn Sie jede Art von Änderung vornehmen müssen.
Sind Sie ein Veranstaltungsplaner und haben diese Herausforderungen schon einmal erlebt? Teilen Sie sie in den folgenden Kommentaren mit!
