Herausforderungen für Veranstaltungsplaner im Projektmanagement

Der Arbeitsaufwand für eine erfolgreiche Veranstaltung ist insbesondere für den verantwortlichen Veranstaltungsplaner beachtlich.

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Sie müssen nicht nur die Termine einhalten, sondern auch das Budget, die Ressourcen und die Teammitglieder. Stellen Sie sich vor, Sie müssten dies für jedes Konzert, jede Sportveranstaltung, jede Branchenkonferenz oder jedes Festival tun, das in der Arbeitsagenda festgelegt ist.

Klingt nach einem harten und überwältigenden Job für eine Person, oder? Die Wahrheit ist, dass ein Veranstaltungsplaner auch auf Teamwork, gute Kommunikation, ein Budget und viel Projektmanagement angewiesen ist, um dies zu erreichen.

Wenn Sie darüber nachdenken, können alle Veranstaltungen als große (oder kleine) Projekte angesehen werden. Projekte haben ein Start- und ein Enddatum und müssen zwischen mehreren Personen koordiniert werden, um Erfolg zu haben. Klingt wie eine Veranstaltung!

Eventplaner haben sicherlich die ganze Zeit über Projekte verwaltet. Deshalb können sie Prozesse wie das Organisieren von Aufgaben und Personen vereinfachen. Aber genau wie Projektmanager können sie Probleme bei der Planung und Verwaltung von Veranstaltungen haben. Hier ist eine Liste der häufigsten Herausforderungen, mit denen Veranstaltungsplaner zu kämpfen haben:

Herausforderung #1:Mehrausgaben

Irgendwann hat sich jeder Veranstaltungsplaner dieser Herausforderung gestellt, während er an einer Veranstaltung arbeitete. In der Regel geschieht dies, wenn die Methode „Planen und Ausgeben“ verwendet wird. Dies führt häufig dazu, dass zu viel ausgegeben wird oder festgestellt wird, dass nicht genügend Geld zur Verfügung steht, um das Projekt abzuschließen. Wenn Sie an diesem Punkt angelangt sind, ist es zu spät, um das Problem zu beheben, und es gibt kein Zurück mehr.

Da sich die Veranstaltungskosten schnell summieren können, ist es wichtig, ein Budget festzulegen und zu entscheiden, wo und wie Sie die Mittel ausgeben, sobald Sie mit der Planung des Projekts beginnen. Sie können dies tun, indem Sie das Event-Material recherchieren und die geschätzten Kosten dokumentieren, um ein endgültiges Budget zu erhalten. Vergessen Sie nicht, zusätzliche Mittel für eventuelle Schluckaufe in Betracht zu ziehen.

TIPP: Sie können das Budget optimal einhalten, indem Sie alle Event-Ausgaben in einem Online-Event-Management-Tool registrieren. Sie können nicht nur alle Ausgaben aufeinander abstimmen, sondern auch die Beschaffungs- und Abwicklungsprozesse für Lieferanten vereinfachen. Auf diese Weise können Sie genaue Vorhersagen darüber treffen, wie die tatsächlichen Kosten aussehen.

Herausforderung #2: Unrealistische Fristen und fehlende Meilensteine

Bevor Sie ein neues Projekt starten, müssen Sie Termine festlegen, die das Team auf dem Weg einhalten muss. Wenn diese Fristen und Meilensteine nicht richtig identifiziert werden, ist es sehr wahrscheinlich, dass sie versäumt werden und schwerwiegende Probleme verursachen. Wenn Sie beispielsweise eine Frist verpassen, können Sie den Veranstaltungsort verlieren, da die Reservierungszahlung nicht rechtzeitig erfolgte.

Dadurch kann ein Ereignis ausgelöst oder unterbrochen werden, sodass Sie nicht riskieren können, unrealistische Fristen oder Meilensteine zu erreichen, die Sie nicht erreichen können. Sie können dieses Problem lösen, indem Sie weiche und harte Fristen festlegen. Die harten Fristen bringen mehr Druck auf den Tisch, da sie die Veranstaltung stark beeinflussen würden, wenn sie nicht erreicht würden. Andererseits schaffen die weichen Fristen eine sanfte Landung für eine Aufgabe, da sie keine großen Auswirkungen hat, wenn sie nicht rechtzeitig abgeschlossen wird.

TIPP: Mit einer Aufgaben- und Projektmanagementlösung können Sie Ihr Projekt planen und Ihren Zeitplan einhalten. In Azavista können Sie die Zeit Ihres Teams über ein einziges Dashboard verwalten und die Aktivitäten Ihrer Kollegen verfolgen, um sicherzustellen, dass sich die Aufgaben nicht mehr verzögern! Das Tool ermöglicht Ihnen auch die Vorhersage realistischer Fristen anhand historischer Daten früherer Ereignisse.

Herausforderung #3: Schlechte Kommunikation

In der Regel muss ein Veranstaltungsplaner während der Planung und Durchführung einer Veranstaltung mit so vielen Personen zusammenarbeiten (Referenten, Sponsoren, Anbieter), dass es für jemanden leicht ist, ein zuvor besprochenes Detail zu vergessen, was zu Verwirrung und unnötigen Folgemails führt. Wenn das Team nicht fließend kommuniziert, werden wahrscheinlich wichtige Details vergessen, was zum Scheitern des Ereignisses führt.

Jetzt wissen Sie, warum es für jeden Veranstaltungsplaner von grundlegender Bedeutung ist, die Kommunikation zwischen allen Beteiligten offen zu halten! Tatsächlich verfügen die meisten Projektmanagement-Tools über ein eigenes integriertes Kommunikationssystem, mit dem Sie Follow-up-Meldungen und Erinnerungen jedes Mal automatisieren können, wenn sich eine Frist nähert.

TIPP: Um den gesamten Planungsprozess und die gesamte Kommunikation zu optimieren, sollte das Projektmanagement-Lösungstool, das Veranstaltungsplaner verwenden, es ihnen ermöglichen, über dieselbe Schnittstelle schnell Genehmigungsanfragen zu senden und den Status dieser Anfragen zu verfolgen.

Herausforderung #4: Nicht auf die Risiken vorbereitet zu sein

Genau wie beim Projektmanagement können sich die Dinge in letzter Minute während der Ausführung der Veranstaltung ändern, und jeder muss sich anpassen. Von kurzfristigen Absagen über Sponsorenauszahlungen bis hin zu finanziellen Schwierigkeiten sind alle Risiken, die mit jeder Art von Veranstaltung verbunden sind.

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Die beste Vorgehensweise zur Behebung dieser Probleme besteht darin, im Voraus einen Notfallplan zu erstellen, um Einschränkungen und potenzielle Risiken vorherzusagen. Zunächst müssen Sie diese Risiken identifizieren, um später herauszufinden, wie wahrscheinlich und wie schwerwiegend sie sein können. Dann können Sie Prioritäten setzen und Strategien für das Management dieser Risiken vorbereiten / implementieren.

TIPP: Es ist gut, ein Tool für einen bestimmten Zweck zu haben, z. B. das Verfolgen Ihrer Ereignisse, das Einrichten von Zahlungen und das Ticketing, das Erstellen einer Ereignis-App und vieles mehr. Dies ist jedoch zeitaufwendig, da Sie zwischen den Tools wechseln, um alles zu erledigen. Mit ein oder zwei integrierten Lösungen können Sie Ihre Prozesse optimieren und Zeit sparen, insbesondere, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen.

Sie sind Eventplaner und haben diese Herausforderungen schon einmal erlebt? Teile sie in den Kommentaren unten!

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